Настройки пользователя в 1С — это всё, что программа запоминает лично за вами: какая организация и склад подставляются в документы, как выглядят формы и списки, какие варианты отчётов вы сохранили, что лежит в избранном. Основные значения задаются в «Главное» → «Персональные настройки», а скопировать или очистить настройки любого пользователя администратор может в «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
Ниже — какие бывают настройки, где их менять, почему они иногда не сохраняются и как перенести их новому сотруднику.
Какие настройки хранятся за пользователем
Удобно разделить их на три группы:
- Основные значения — то, что программа подставляет в новые документы: организация, подразделение, склад. Плюс личные флажки, например показывать ли счета учёта в документах.
- Настройки интерфейса — панель разделов, состав и порядок колонок в списках, расположение полей на формах, отборы в списках, избранное.
- Настройки отчётов — последние использованные настройки и сохранённые варианты.
Отдельно от них живут общие настройки базы — функциональность, параметры учёта, учётная политика. Их меняет администратор, и они действуют сразу на всех. Если что-то изменилось у всех пользователей одновременно, искать причину нужно там, а не в личных настройках.
Все личные настройки привязаны к пользователю информационной базы. Если два человека работают под одним логином, они будут постоянно перетирать настройки друг друга — это одна из причин заводить каждому свою учётную запись.
Основные значения пользователя 1С
В Бухгалтерии 3.0
- Откройте «Главное» → «Персональные настройки».
- Укажите основную организацию, подразделение, склад — то, с чем вы работаете чаще всего.
- Включите показ счетов учёта в документах, если вам нужно видеть и править счета прямо в документе.
- Закройте окно — настройки применятся к новым документам.
Основную организацию можно назначить и по-другому: в списке «Главное» → «Организации» выделите нужную и выберите команду «Использовать как основную». Так же в карточке организации на вкладке банковских счетов назначается основной счёт.
В УТ, КА и ERP
Там основные значения пользователя тоже есть, но собраны в другом месте: в настройках пользователя в разделе администрирования или в карточке пользователя. Набор значений шире — есть, например, основной вид цен, основное соглашение, менеджер по умолчанию. Если не можете найти, начните с карточки пользователя в списке пользователей.
Как сохранить настройки в 1С
Хорошая новость: специально сохранять почти ничего не нужно.
- Формы и списки. Когда вы меняете ширину колонок, порядок, видимость полей или отбор в списке, 1С запоминает это при закрытии формы.
- Отчёты. Последние настройки отчёта запоминаются автоматически. Но для отчётов, которые вы используете регулярно, лучше сохранить отдельный вариант: «Настройки» → сохранить под новым именем. Подробнее — в статье настройка отчетов в 1С.
- Персональные настройки. Применяются, как только вы закрыли окно.
Плохая новость: часть настроек окончательно записывается при корректном выходе из программы. Если 1С «упала», вы закрыли её через диспетчер задач или выключили компьютер, не выходя из программы, последние изменения могут не сохраниться.
Копирование настроек пользователей 1С
Это нужно, когда приходит новый сотрудник и ему нужен такой же вид программы, как у опытного коллеги, или когда нужно раздать всем одинаковый набор отчётов.
Скопировать настройки другим пользователям
- Зайдите под пользователем с полными правами.
- Откройте «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Персональные настройки пользователей».
- Выберите «Копирование настроек».
- Укажите пользователя, от которого копировать.
- Выберите, что копировать: все настройки или только отдельные.
- Выберите получателей: конкретных пользователей или всех.
- Нажмите «Скопировать».
Скопировать выборочно
Если нужно перенести не всё, а, скажем, только пару настроенных отчётов:
- В том же разделе откройте «Настройки пользователей» и выберите пользователя-источник.
- На вкладке настроек отчётов выделите нужные строки (несколько — с зажатой Ctrl).
- Нажмите «Скопировать другим…» и выберите получателей.
Обратная операция — «Скопировать от»: открываете настройки нового сотрудника и забираете в них настройки у коллеги.
Что не копируется
- Права доступа. Они задаются через группы доступа и профили, а не через настройки. Как правильно выдать права новому сотруднику — в статье настройка прав в 1С.
- Пароль и способ входа.
- Данные. Копируются только настройки отображения и подстановки, документы и справочники остаются как есть.
Шаблон настроек для новых сотрудников
Если сотрудники приходят регулярно, удобно завести служебного пользователя-шаблон под каждую роль: «Шаблон бухгалтер», «Шаблон менеджер», «Шаблон кладовщик». Настраиваете его один раз — и при приёме сотрудника копируете настройки от шаблона, а не от живого коллеги.
Как это сделать:
- Создайте пользователя с нужными правами и понятным именем, например «Шаблон менеджер». Вход для него можно запретить, чтобы им никто не пользовался в работе.
- Зайдите под ним один раз и настройте всё, что нужно: панель разделов, избранное, колонки в списках заказов и реализаций, варианты отчётов по продажам.
- Корректно выйдите из программы, чтобы настройки записались.
- При появлении нового сотрудника создайте ему пользователя, выдайте права и скопируйте настройки от шаблона.
Плюс подхода в том, что шаблон не «засоряется» личными привычками конкретного человека, а при изменении процессов вы обновляете один шаблон и заново раздаёте настройки тем, кому нужно. Только помните, что копирование перезаписывает соответствующие настройки получателя.
Очистка настроек пользователя
Иногда интерфейс приходит в негодность: пропали колонки, форма документа «поехала», список открывается с непонятным отбором. Варианты по нарастающей:
- Одна форма. «Ещё» → «Изменить форму» → в открывшемся окне «Ещё» → «Установить стандартные настройки». Затрагивает только эту форму. Подробно — в статье настройка формы в 1С.
- Один отчёт. В настройках отчёта верните стандартные настройки варианта.
- Все настройки пользователя. Администратор в «Настройках пользователей и прав» может очистить настройки пользователя целиком или по группам — например, только внешний вид. После этого программа откроется у пользователя «как с завода».
Перед полной очисткой стоит сохранить важные варианты отчётов, а ещё лучше — сначала скопировать настройки на служебного пользователя: если что-то понадобится, их можно будет вернуть.
Типовые проблемы
- Настройки не сохраняются. Программа закрывается некорректно, или пользователь работает в нескольких сеансах одновременно — какой закрылся последним, тот и записал свои настройки. Ещё одна причина — нет прав на сохранение данных пользователя: такое бывает в самописных профилях групп доступа.
- В документ подставляется не та организация. Проверьте персональные настройки: основная организация задаётся там. Если организаций в базе несколько, каждый пользователь видит свою основную.
- У нового сотрудника пустой интерфейс. Это нормально для новой учётной записи. Скопируйте настройки от опытного коллеги.
- Скопировал настройки, но у получателя ничего не изменилось. Получатель был в программе в момент копирования. Попросите его выйти и зайти снова.
- После обновления сбросились настройки форм. Если в новой версии изменилась форма, старые пользовательские настройки к ней не подходят и сбрасываются. Варианты отчётов при этом обычно сохраняются.
- Под одним логином работают несколько человек. Настройки будут постоянно меняться. Заведите отдельных пользователей — это ещё и нужно для журнала регистрации и прав.
Если нужно навести порядок с пользователями и их настройками — разнести основные значения, раздать единый набор отчётов, разобраться, почему настройки пропадают, — помогу удалённо: абонентское сопровождение 1С, консультация программиста 1С.
Итог
- Настройки пользователя — это основные значения, вид форм и списков, варианты отчётов и избранное.
- Основная организация и склад в Бухгалтерии задаются в «Главное» → «Персональные настройки».
- Формы и отчёты запоминаются автоматически, но окончательно — при корректном выходе из программы.
- Скопировать настройки другим пользователям можно в «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Персональные настройки пользователей».
- Права доступа копированием настроек не переносятся.
- Испорченную форму проще вернуть к стандартным настройкам, чем очищать все настройки пользователя.
