Настройка отчета в 1С делается в самой форме отчёта: кнопка «Настройки» (в бухгалтерских отчётах — «Показать настройки») открывает отборы, группировки, поля и оформление. Настроенный отчёт сохраняют как вариант, чтобы в следующий раз открыть его в один клик. Программиста для этого не нужно — большинство отчётов в «1С:Бухгалтерии 3.0», УТ и КА гибко настраиваются пользователем.
Ниже — как устроены настройки в двух типах отчётов, как работать с вариантами, как настроить универсальный отчёт и что делать, если отчёт выходит пустым.
Два типа отчётов в Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 3.0» встречаются отчёты двух видов, и настраиваются они немного по-разному.
Бухгалтерские (стандартные) отчёты — оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта, карточка счёта, обороты счёта. У них над таблицей есть кнопка «Показать настройки». Настройки открываются на той же форме и разложены по вкладкам: «Группировка», «Отбор», «Показатели», «Дополнительные поля», «Сортировка», «Оформление».
Отчёты на БСП — универсальный отчёт, отчёты по продажам, остаткам, зарплате, а в УТ и КА — почти все. У них есть кнопка «Настройки», которая открывает отдельное окно. В нём есть простой и расширенный вид: в простом — только основные отборы и флажки, в расширенном — вкладки с полями, отборами, структурой и оформлением.
Принцип одинаковый: сначала задаёте, что показывать (поля и показатели), потом как разложить (группировки), потом что отбросить (отборы).
Отбор и группировка в отчете 1С
Как задать отбор
Отбор — это условие, по которому отчёт оставляет только нужные строки.
- Откройте отчёт и нажмите «Показать настройки» или «Настройки».
- Перейдите на вкладку отборов.
- Нажмите «Добавить» и выберите поле, например «Контрагент» или «Номенклатура».
- Выберите вид сравнения: «Равно», «В списке», «В группе», «Не равно», «Содержит» и т. д.
- Укажите значение и убедитесь, что флажок слева от строки отбора включён.
- Нажмите «Сформировать».
Полезный приём в отчётах на БСП: в свойствах отбора можно выбрать показ «В шапке отчета». Тогда поле отбора будет на самой форме отчёта, и его можно менять, не открывая настройки.
Как настроить группировку
Группировка определяет, по каким признакам сворачиваются строки и считаются промежуточные итоги.
- В настройках откройте вкладку «Группировка» (в БСП-отчётах — «Структура» в расширенном виде).
- Добавьте поле, по которому нужно сгруппировать, например «Контрагент».
- Чтобы получить вложенность, добавьте ещё одно поле ниже, например «Договор». В ОСВ по счёту так получают разбивку по субконто.
- Порядок строк меняйте стрелками: верхнее поле — верхний уровень.
Если группировок много, отчёт формируется дольше. На больших базах лучше ограничивать период и ставить отбор, а не строить всё по всем.
Дополнительные поля и показатели
- Показатели в бухгалтерских отчётах — что выводить в суммах: бухгалтерский учёт, налоговый, количество, валюта. Если в ОСВ не видно количества, включите его здесь.
- Дополнительные поля — реквизиты, которые выводятся рядом с основными: например, ИНН контрагента или артикул номенклатуры. Можно выводить их в отдельной колонке или в той же ячейке.
- Сортировка — по какому полю упорядочить строки, по возрастанию или убыванию.
- Оформление — выделение цветом. Например, отрицательные остатки красным — так их сразу видно.
Пример: расчёты с поставщиками по договорам
Частая задача: увидеть долг перед каждым поставщиком с разбивкой по договорам и только по тем, с кем были обороты в периоде.
- Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» и выберите счёт 60.
- Задайте период и организацию.
- Нажмите «Показать настройки» и на вкладке «Группировка» оставьте «Контрагенты», ниже добавьте «Договоры». Флажок «По субсчетам» включите, если нужна разбивка по 60.01 и 60.02.
- На вкладке «Отбор» добавьте «Контрагент» с видом сравнения «В списке», если нужны не все поставщики.
- На вкладке «Показатели» оставьте бухгалтерский учёт; включите валюту, если есть валютные договоры.
- Нажмите «Сформировать».
В результате на верхнем уровне — поставщики, под каждым — договоры с остатками и оборотами. Двойной щелчок по сумме открывает расшифровку, вплоть до документов.
Варианты отчетов 1С
Вариант отчёта — это сохранённый набор настроек под конкретную задачу. Например, «Продажи по менеджерам за месяц» и «Продажи по товарам с остатками» — два варианта одного отчёта.
Как сохранить вариант
- Настройте отчёт.
- Откройте «Настройки» и выберите сохранение под новым именем («Сохранить как»).
- Задайте понятное название и, если есть права, укажите, кому вариант доступен — только вам или всем.
Сохранённые варианты появляются в списке вариантов этого отчёта и в панели отчётов раздела, если вы включите их там.
Как вернуться к стандартному виду
Если настройки зашли не туда, проще всего вернуть стандартные настройки варианта: команда для этого есть в меню настроек отчёта. Сохранённые варианты при этом не удаляются.
Пользовательские настройки отчётов хранятся отдельно для каждого пользователя. Поэтому коллега, открыв тот же отчёт, может видеть совсем другую картину. Как перенести настройки другому пользователю — в статье про настройки пользователя в 1С.
Настройка универсального отчета в 1С
Универсальный отчёт — это конструктор, который строит таблицу практически по любому объекту базы. Он выручает, когда нужного отчёта в программе нет.
- Откройте «Отчеты» → группа «Стандартные отчеты» → «Универсальный отчет».
- Выберите вид объекта: документ, справочник, регистр накопления, регистр сведений, регистр бухгалтерии.
- Выберите сам объект, например документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» или регистр «Товары на складах».
- Для документов выберите, что анализировать: шапку или табличную часть.
- Задайте период.
- Откройте «Настройки» → расширенный вид. На вкладке «Поля и сортировки» отметьте нужные колонки, на вкладке «Структура» — группировки, на «Отборах» — условия.
- Нажмите «Сформировать» и сохраните вариант.
Пример: список реализаций за квартал с суммой по каждому покупателю. Объект — документ реализации, группировка — «Контрагент», поля — «Номер», «Дата», «Сумма документа», отбор — по организации.
Ограничение универсального отчёта: он работает с одним объектом. Связать в одной таблице данные из разных документов и регистров с собственными расчётами он не может — для этого нужен отдельный отчёт на СКД.
Типовые проблемы с отчётами
- Отчёт пустой. Проверьте период, организацию и отборы — особенно отключённые и забытые. Убедитесь, что документы проведены.
- Нет нужной колонки. Добавьте её через дополнительные поля или «Поля и сортировки». Если поля нет в списке, его нет в источнике данных отчёта — нужна доработка.
- Цифры не сходятся с ОСВ. Отчёты на оперативных регистрах (продажи, остатки) и бухгалтерские отчёты считают по разным данным. Сравнивайте одинаковые вещи: склад с остатками, бухгалтерию с ОСВ.
- После обновления «слетели» настройки. Изредка при крупном обновлении меняется структура отчёта, и старые пользовательские настройки сбрасываются. Именно поэтому важные настройки стоит хранить как варианты.
- Отчёт формируется минутами. Сократите период, уберите лишние группировки и дополнительные поля. Если это не помогает, причина может быть в самой базе — смотрите статью почему тормозит 1С.
- Отчёт выглядит по-разному у разных пользователей. Это нормально: настройки индивидуальные. Сделайте общий вариант или скопируйте настройки.
Если стандартных настроек не хватает и нужен отчёт под ваш учёт — управленческий, по маржинальности, по нескольким базам — или хотите разобраться в настройках вместе, помогу удалённо: отчёты на СКД в 1С, консультация программиста 1С. Для печати готового отчёта пригодится статья настройка печати в 1С.
Итог
- Настройки отчёта открываются кнопкой «Настройки» или «Показать настройки» прямо в форме отчёта.
- Порядок настройки: поля и показатели → группировки → отборы → оформление.
- Удачные настройки сохраняйте как вариант отчёта — так их не потеряете при сбросе.
- Универсальный отчёт строит таблицу по любому документу, справочнику или регистру, но только по одному объекту.
- Пустой отчёт почти всегда означает забытый отбор, неверный период или непроведённые документы.
- Когда нужных данных нет в отчёте совсем, нужен отдельный отчёт на СКД.
