Чтобы принять документы по ЭДО в 1С, откройте «Текущие дела ЭДО», нажмите «Отправить и получить» и перейдите во «Входящие». Откройте документ, проверьте его, при необходимости сопоставьте номенклатуру поставщика со своей, создайте или подберите поступление и подпишите электронный документ. После подписи поставщик получит ваш ответ, а документооборот завершится.

Ниже — пошаговая инструкция для «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0»: как принять УПД по ЭДО, создать поступление из ЭДО и что делать, если документ пришёл с ошибкой.

Что должно быть готово

Принимать документы получится, только если:

  1. Ваша организация подключена к ЭДО и у неё есть действующая учётная запись.
  2. С поставщиком настроен обмен — приглашение принято одной из сторон.
  3. На компьютере есть действующая квалифицированная подпись (руководителя или сотрудника с машиночитаемой доверенностью), и она добавлена в 1С.

Если с поставщиком обмен ещё не настроен, его документ не распакуется. Как отправить или принять приглашение, я подробно разбирал в статье приглашение в ЭДО 1С.

Шаг 1. Получите документы от оператора

  1. Откройте «Продажи» → «Сервис» → «Текущие дела ЭДО» (или то же в разделе «Покупки»).
  2. Нажмите «Отправить и получить».
  3. Новые документы появятся в блоке «Входящие».

В клиент-серверной базе получение можно поставить на расписание в «Администрирование» → «Обмен электронными документами». Тогда документы будут подтягиваться сами, и бухгалтеру не придётся помнить про кнопку.

Шаг 2. Разберитесь с папками входящих

Во «Входящих» документы разложены по папкам в зависимости от того, что с ними нужно сделать. Названия папок говорят сами за себя:

  • «Утвердить» — документ нужно проверить и согласовать;
  • «Подписать» — документ утверждён и ждёт вашей подписи;
  • «Отразить в учете» — по электронному документу ещё нет документа учёта;
  • «Сопоставить» — в документе есть товары, которые программа не смогла связать с вашей номенклатурой.

Один и тот же документ может требовать сразу нескольких действий. Удобный порядок такой: сначала сопоставить, потом отразить в учёте, затем подписать.

Шаг 3. Откройте и проверьте документ

Откройте документ двойным щелчком. В форме просмотра видно:

  • реквизиты поставщика и вашей организации;
  • табличную часть: товары или услуги, количество, цены, ставку НДС;
  • вкладки с подписями и статусами;
  • сопроводительную записку, если поставщик её оставил.

Сверьте документ с заказом и с тем, что фактически привезли. Подписывая УПД, вы подтверждаете, что получили товар в указанном количестве и согласны с суммой. Если что-то не сходится, переходите сразу к разделу про ошибки ниже.

Как принять документы по ЭДО в 1С: сопоставление товаров поставщика и создание поступления
Как принять документы по ЭДО в 1С: сопоставление товаров поставщика и создание поступления

Шаг 4. Сопоставьте номенклатуру

Поставщик называет товары по-своему: «Бумага А4 500л» у него может быть «Бумагой офисной» у вас. Чтобы в поступление попали ваши позиции, а не дубли, 1С хранит соответствия «товар поставщика — ваш товар».

Если в документе есть несопоставленные позиции, в форме документа появится ссылка «Несопоставленная», а во «Входящих» — кнопка «Сопоставить номенклатуру». В окне сопоставления выберите для каждой строки свою номенклатуру и нажмите «Сохранить и закрыть». Если товара в вашей базе ещё нет, его можно создать на основе данных поставщика.

Сопоставление делается один раз: в следующих документах от этого поставщика программа подставит ваши позиции сама. Тонкости — неверное сопоставление, услуги, массовое создание карточек — я вынес в отдельную статью: как сопоставить номенклатуру в 1С ЭДО.

Шаг 5. Создайте поступление из ЭДО

Здесь есть три варианта, в зависимости от того, как настроено отражение входящих документов у вас.

Поступление создалось автоматически

По умолчанию, если вся номенклатура сопоставлена (или в документе только услуги), программа сама создаёт документ «Поступление (акт, накладная, УПД)». Проверьте его по ссылке в строке «Документ учета» в форме электронного документа, при необходимости поправьте счёт учёта, склад или статью затрат и проведите.

Создать поступление вручную

  1. Во «Входящих» нажмите ссылку «Создать документы» (или откройте документ и перейдите по ссылке в строке «Документ учета»).
  2. Программа создаст поступление по данным электронного документа.
  3. Проверьте вид операции, склад, счета учёта, договор.
  4. Проведите поступление.

Поступление уже введено вручную

Бывает, что кладовщик оприходовал товар по бумажной накладной раньше, чем пришёл электронный УПД. Тогда не создавайте второй документ:

  1. Откройте электронный документ.
  2. Нажмите ссылку «Подобрать» и выберите уже существующее поступление.
  3. При необходимости через «Ещё» выполните перезаполнение документа учёта данными из электронного документа.

Для неформализованных документов (PDF, скан, Word) поступление автоматически не создаётся — только вручную с последующим подбором.

Способ отражения можно поменять для каждого контрагента: карточка контрагента → «ЭДО» → настройки отражения в учёте. Например, для поставщика, у которого всегда что-то не сходится, удобнее ставить ручную обработку.

Шаг 6. Подпишите документ

Когда поступление создано и вы согласны с документом, подпишите его: в форме электронного документа нажмите «Подписать» (или используйте групповую подпись в папке «Подписать»), выберите сертификат и введите пароль. Ответная подпись уйдёт поставщику при следующем «Отправить и получить» или сразу, если отложенная отправка выключена.

Подробно про подпись входящих, просмотр подписей и смену сертификата — в статье как подписать документ ЭДО в 1С.

После подписи статус ЭДО в поступлении станет «Завершен», документ уйдёт из «Текущих дел» в архив.

Как ускорить приём, если документов много

Когда входящих десятки в день, разбирать каждый вручную тяжело. Что можно настроить типовыми средствами:

  1. Расписание обмена. В серверной базе документы будут приходить сами, без кнопки.
  2. Автоматическое создание поступлений. Для постоянных поставщиков с уже сопоставленной номенклатурой оставьте автоматическое отражение в учёте: поступление создастся само, бухгалтеру останется проверить и провести.
  3. Групповые действия. В «Текущих делах ЭДО» можно выделить несколько документов в одной папке и выполнить действие сразу для всех — например, подписать пачку проверенных УПД.
  4. Разделение ролей. Кладовщик проверяет количество и утверждает, бухгалтер проверяет суммы и подписывает. Для этого настраивается маршрут подписания, а у каждого сотрудника должна быть своя подпись с МЧД.
  5. Проведение созданных документов. В папке «Отразить в учете» есть команда для проведения созданных поступлений, чтобы не открывать каждое по отдельности.

Полностью автоматической массовой приёмки УПД в типовых конфигурациях нет — всё равно нужен человек, который проверит документ перед подписью. Но с такими настройками ручная работа сводится к проверке.

Если документ с ошибкой

Не та цена, количество, ставка НДС или реквизиты. Не подписывайте и не «правьте у себя». Откройте электронный документ, нажмите «Другие действия» → отклонить и напишите понятную причину: «Цена позиции 3 не соответствует спецификации, ждём исправленный УПД». Поставщик получит отказ и пришлёт исправление. Если вы уже подписали документ, а ошибка нашлась позже, исправлять придётся через исправленный или корректировочный УПД — см. как аннулировать документ в ЭДО 1С.

Пришёл документ «не нам». Например, на другую организацию группы или на другой КПП. Отклоните его с пояснением, поставщик переотправит на правильный идентификатор.

Пришло два документа на одну поставку. Сначала разберитесь, какой из них актуальный: часто первый — ошибочный, а второй — исправленный. Лишний отклоните, а не просто оставляйте висеть.

Типовые проблемы при приёме

  • Документ не появляется после «Отправить и получить». Проверьте, принято ли приглашение с этим поставщиком и на какой идентификатор он отправляет. Если пакет висит в папке «Распаковать» с ошибкой про настройку связи с контрагентом — обмен ещё не настроен до конца.
  • Поступление создалось с новой номенклатурой-дублем. Позиция не была сопоставлена, и программа создала карточку по данным поставщика. Исправьте сопоставление и перезаполните документ учёта.
  • «Подпись не верна» у поставщика. На компьютере не хватает корневого сертификата удостоверяющего центра. Установите его и проверьте подписи повторно.
  • Нет кнопки подписи. Сертификат не добавлен в учётную запись ЭДО или привязан к другому пользователю 1С.
  • Документ висит в «Отразить в учете». Нет связанного документа учёта: создайте его или подберите существующий.

Если входящие документы не приходят, поступления создаются с дублями или нужно настроить автоматическую обработку под ваш поток документов, помогу удалённо: настройка ЭДО в 1С, форматы УПД и XML для ЭДО.

Итог

  • Принять ЭДО в 1С: «Текущие дела ЭДО» → «Отправить и получить» → «Входящие» → открыть документ.
  • Порядок работы: проверить → сопоставить номенклатуру → создать или подобрать поступление → подписать.
  • Поступление может создаваться автоматически; если товар уже оприходован, используйте «Подобрать», а не второй документ.
  • Сопоставление номенклатуры делается один раз на поставщика и потом подставляется само.
  • Документ с ошибкой не подписывайте — отклоняйте с понятной причиной.
  • После подписи статус становится «Завершен», и документ уходит в архив ЭДО.