Приглашение в 1С ЭДО — это запрос на обмен электронными документами с конкретным контрагентом. Отправить его можно из справочника «Контрагенты» командой «ЭДО» → «Пригласить к обмену электронными документами». Входящие приглашения появляются в «Текущих делах ЭДО» после нажатия «Отправить и получить», в группе «Приглашения», и принимаются кнопкой «Принять». Пока одна сторона пригласила, а другая не приняла, документы между вами не пойдут.

Дальше — как отправить, где посмотреть, как принять, отозвать и что делать, если приглашение не приходит. Пример — «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0».

Зачем вообще нужно приглашение

Многие думают: подключили организацию к ЭДО — значит, можно сразу отправлять документы. Нет. Подключение даёт вам «адрес» — идентификатор участника ЭДО. А приглашение — это взаимное согласие двух сторон обмениваться юридически значимыми документами. Без него у 1С нет настройки обмена с контрагентом, и формировать документы ему просто некуда.

Даже если контрагент давно работает в ЭДО и у него в 1С горит значок, это ещё не значит, что он готов обмениваться именно с вами. Нужно приглашение и ответ на него.

Как пригласить контрагента в ЭДО в 1С

Стандартный способ

  1. Откройте «Справочники» → «Контрагенты».
  2. Посмотрите на колонку «ЭДО». Значок значит, что сервис знает учётную запись контрагента. Зелёный значок — что настройка обмена с ним у вас уже есть.
  3. Выделите контрагента и выберите «ЭДО» → «Пригласить к обмену электронными документами».
  4. Выберите идентификатор участника ЭДО контрагента из списка. Если у контрагента их несколько, уточните у него, на какой отправлять. Если нужного нет, очистите поле учётной записи и впишите идентификатор вручную.
  5. При желании допишите текст приглашения и нажмите «Отправить».

Если идентификатор не известен

В окне «Отправка приглашения» нажмите «Я не знаю оператора контрагента» и выберите вариант:

  • «Я знаю идентификатор ЭДО» — самый надёжный способ, приглашение придёт точно по адресу;
  • указать оператора — оператору уйдёт запрос на поиск абонента по реквизитам;
  • «Я знаю только e-mail» — если контрагент вообще не в ЭДО, ему придёт письмо с инструкцией, как подключиться и принять приглашение.

Поиск по оператору и почте срабатывает не всегда, поэтому лучше один раз попросить у бухгалтера контрагента идентификатор. Свой идентификатор можно посмотреть в карточке организации: «ЭДО» → «Учётные записи» → вкладка «Основное». Там же есть кнопка, чтобы его скопировать.

Другие способы

  • Массово. В списке контрагентов выделите нескольких (с Ctrl или Ctrl+A) и отправьте приглашения сразу всем. 1С подсветит цветом, у кого не хватает данных.
  • При отправке документа. Если вы пытаетесь отправить документ контрагенту, с которым нет настройки, 1С сама откроет помощник и предложит отправить приглашение.

Можно ли сразу готовить документы

Да, если приглашение ушло по идентификатору участника ЭДО. Документы можно сформировать и подписать, не дожидаясь ответа. Пока приглашение не принято, у них будет состояние «Ожидается ответ на приглашение». Как только контрагент нажмёт «Принять», подготовленные документы уйдут автоматически. Перед этим стоит проверить форматы исходящих документов в настройках отправки, чтобы контрагенту пришло то, что его программа умеет читать.

Приглашение контрагенту у другого оператора

Если контрагент работает не в 1С-ЭДО, а, например, в Диадоке или Saby, приглашение отправляется так же — по его идентификатору участника ЭДО. С большинством крупных операторов роуминг срабатывает автоматически. Идентификатор контрагент найдёт у себя в личном кабинете: в Такском-Файлере он в разделе «Настройки» → «Идентификатор», в Астрал Онлайн — в разделе «Личный кабинет» → «Моя организация», в Saby — в карточке организации.

Если вместо принятого приглашения в 1С пришла ошибка «Требуется запрос на роуминг от оператора» или «Sender not recognized», одного приглашения мало: нужна заявка на роуминг. В актуальных версиях её отправляют прямо из программы, в старых — через форму на сайте 1С-ЭДО. Дальше операторы сами получают согласие вашего контрагента и сообщают о готовности на почту. После этого нажмите «Отправить и получить» — настройка обмена станет активной. Если уведомление пришло, а настройка не появилась, сверьте ИНН, КПП и наименование: они должны совпадать с теми, что указаны у оператора.

Где в 1С посмотреть приглашения к ЭДО

Где посмотреть приглашения к ЭДО в 1С: принятые, ожидающие и отозванные
Где посмотреть приглашения к ЭДО в 1С: принятые, ожидающие и отозванные
  1. «Текущие дела ЭДО» → группа «Приглашения». Здесь входящие приглашения, а отправленные лежат в папке «Ждём согласия» со статусом «Ожидаем согласия». Когда контрагент ответит, приглашение перейдёт в «Ознакомиться» со статусом «Принято» — его можно отправить в архив.
  2. «Архив ЭДО» → вкладка «Приглашения». История всех приглашений, в том числе завершённых.
  3. Карточка контрагента → «ЭДО» → «Настройки отправки документов». Здесь видна настройка обмена именно с этим контрагентом и статус приглашения.

Учтите: если в «Текущих делах ЭДО» включён режим просмотра «Мои документы», раздел приглашений скрыт. Переключите режим на «Весь документооборот».

Как принять приглашение в ЭДО в 1С

  1. Откройте «Текущие дела ЭДО».
  2. Нажмите «Отправить и получить» — 1С заберёт у оператора новые приглашения.
  3. Найдите приглашение в группе «Приглашения».
  4. Нажмите «Принять».

После этого настройка обмена появится в «Настройках ЭДО», и организация сможет получать документы от этого контрагента.

Совет: если вы ждёте документы от поставщиков, которых ещё нет в вашей базе, включите флажок «Создавать контрагентов автоматически» («Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с контрагентами»). Тогда контрагенты будут создаваться сами при получении приглашений и документов.

Как отклонить или удалить приглашение

Отклонить входящее. Если приглашение пришло по ошибке или вы не хотите обмениваться с этой организацией, просто не принимайте его и отклоните соответствующей командой в группе «Приглашения». У контрагента настройка закроется с пометкой об отклонении. Если отклонили случайно, ничего страшного: попросите контрагента отправить приглашение заново или отправьте своё.

Удалить приглашение. Кнопки «удалить» в привычном смысле нет — приглашение отзывают.

Отозвать отправленное, но ещё не принятое:

  1. «Текущие дела ЭДО» → папка «Ждём согласия».
  2. Выделите приглашение и нажмите «Отозвать приглашение».

Отозвать уже принятое, то есть прекратить обмен:

  1. Справочник «Контрагенты» → выделите контрагента → «ЭДО» → «Настройки отправки документов».
  2. Откройте настройку двойным щелчком и перейдите по ссылке со статусом приглашения.
  3. Нажмите «Отозвать приглашение».

После отзыва обмениваться документами с этим контрагентом нельзя. Чтобы возобновить обмен, кто-то из вас должен отправить новое приглашение.

Не приходит приглашение в ЭДО 1С: что проверить

Не приходит приглашение в ЭДО 1С: поиск причины
Не приходит приглашение в ЭДО 1С: поиск причины

Это самая частая жалоба. Пройдитесь по списку по порядку:

  1. Нажмите «Отправить и получить». 1С не получает приглашения сама по себе, если не настроено расписание обмена. Пока вы не нажали кнопку, в базе их нет.
  2. Сверьте идентификатор. Пусть контрагент продиктует, на какой идентификатор отправил. Если у вас несколько учётных записей (например, старая у другого оператора), приглашение могло уйти туда.
  3. Проверьте режим просмотра. В режиме «Мои документы» раздел приглашений скрыт.
  4. Проверьте реквизиты. При поиске по оператору или e-mail абонента ищут по ИНН и КПП. Если в карточке организации у вас другой КПП (например, после смены адреса), вас могут не найти.
  5. Загрузите пропущенные приглашения. Если 1С сообщает о неполученных приглашениях, ограниченных датой запроса, сделайте так: карточка организации → «ЭДО» → «Учётные записи» → откройте учётную запись → «Ещё» → «Начальные даты запроса данных у оператора ЭДО». Очистите дату запроса приглашений, нажмите «Записать и закрыть», а затем снова «Отправить и получить».
  6. Роуминг. Если контрагент у другого оператора, приглашение может не дойти, пока не настроен роуминг. Если в ответ пришла ошибка «Требуется запрос на роуминг от оператора», нужна заявка на роуминг.
  7. Устаревший идентификатор. Оператор «Тензор» прекратил работу в 1С-ЭДО с 1 июня 2023 года. Если вы или контрагент пользуетесь старым идентификатором, полученным в 1С-ЭДО у «Тензора», приглашения по нему работать не будут. Нужен актуальный идентификатор.
  8. Документы не распаковываются. Ошибка «Не удалось распаковать пакет электронных документов. Не настроена связь с контрагентом» значит, что документ пришёл раньше, чем настройка обмена стала активной. Дождитесь, пока приглашение будет принято, и нажмите «Отправить и получить».

Если всё проверено, а приглашение так и не появилось, пишите в поддержку своего оператора ЭДО. Приложите идентификаторы обеих сторон и дату отправки.

Если приглашения теряются, контрагенты сидят у разных операторов или в базе запутались несколько учётных записей — помогу разобраться удалённо: настройка ЭДО в 1С, консультация по 1С, поддержка 1С.

Итог

  • Без принятого приглашения обмена нет, даже если обе стороны подключены к ЭДО.
  • Приглашать надёжнее всего по идентификатору участника ЭДО контрагента.
  • Приглашения смотрите в «Текущих делах ЭДО» → «Приглашения» и в «Архиве ЭДО».
  • Принять — «Отправить и получить», затем «Принять».
  • Удалить нельзя, можно отозвать: в «Ждём согласия» или через настройку обмена с контрагентом.
  • Если приглашение не приходит, проверьте кнопку «Отправить и получить», идентификатор, реквизиты и роуминг.