Чтобы подписать документ ЭДО в 1С, откройте электронный документ (из учётного документа через «ЭДО» → «Просмотреть электронный документ» или из «Текущих дел ЭДО») и нажмите «Подписать и отправить». Программа попросит пароль от сертификата КЭП, поставит подпись и отправит документ оператору. Входящий документ подписывается так же, только подписываете вы ответный титул — информацию покупателя или получателя.

Ниже — пошагово для исходящих и входящих документов, отдельные случаи (акт сверки, договор, ЭТрН), смена сертификата, МЧД и ошибки. Пример — «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0».

Что нужно, чтобы подписывать документы

  • Организация подключена к ЭДО, и с контрагентом есть принятое приглашение.
  • Сертификат КЭП установлен на вашем компьютере и добавлен в учётную запись ЭДО организации.
  • Пользователь 1С совпадает с пользователем, указанным в настройках сертификата, или поле «Пользователь» в сертификате пустое.
  • Для сотрудника — его подпись физлица и машиночитаемая доверенность (о ней ниже).

Как подписать исходящий документ

Как подписывать документы в ЭДО в 1С: исходящие и входящие
Как подписывать документы в ЭДО в 1С: исходящие и входящие

Возьмём обычную реализацию с УПД.

  1. Откройте документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» и проверьте его.
  2. Нажмите «ЭДО» → «Просмотреть электронный документ», чтобы увидеть, что уйдёт контрагенту. Ошибку проще поправить сейчас, чем потом аннулировать документ.
  3. В форме электронного документа нажмите «Подписать и отправить».
  4. Выберите сертификат, если их несколько, и введите пароль (ПИН-код).
  5. Документ уйдёт оператору. В «Текущих делах ЭДО» он появится в исходящих «На контроле».

Можно и быстрее: в списке реализаций выделите документ и выберите «ЭДО» → «Отправить электронный документ». Так удобно отправлять сразу несколько документов.

Если у пользователя нет права подписи, документ попадёт в папку «Подписать» в исходящих «Текущих дел ЭДО». Там его найдёт тот, у кого есть подпись, и подпишет командой «Подписать и отправить».

Отложенная отправка

Если в «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с контрагентами» включена отложенная отправка, вместо «Подписать и отправить» будет просто «Подписать». После подписи документ получит состояние «Требуется отправка» — его отправляют отдельно кнопкой «Отправить». Это удобно, когда днём подписывают, а вечером отправляют одним пакетом.

Несколько подписей

Если документ должны подписать двое (например, главбух и директор), настройте маршрут подписания: «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Электронная подпись и шифрование» → «Маршруты подписания». По умолчанию стоит маршрут «Одной доступной подписью».

Как подписать входящий документ

  1. Откройте «Текущие дела ЭДО» и нажмите «Отправить и получить».
  2. Входящий документ появится в папке входящих. Это «Отразить в учёте», если нужно создать документ поступления, или «Утвердить», если в настройках включено утверждение входящих.
  3. Откройте документ двойным щелчком и проверьте содержимое, подписи отправителя и созданный документ учёта («Поступление (акт, накладная, УПД)»). Его можно открыть по ссылке «Документ учёта».
  4. Если всё верно, нажмите «Утвердить».
  5. 1С сформирует ответный титул — информацию покупателя. Подпишите и отправьте его.
  6. Когда отправитель получит ваш ответ, состояние ЭДО станет «Завершён».

Если с документом что-то не так, не подписывайте его — нажмите «Отклонить» и укажите причину. Отправитель получит уведомление об уточнении и пришлёт исправленный документ. Подписанный по ошибке документ уже не отклонить, его придётся аннулировать.

Если входящий документ подписан сотрудником контрагента по доверенности, в статусе подписи может быть «Доверенность не найдена» или «Полномочия ограничены и не проверены». 1С сама загружает МЧД, если её передали вместе с документом. Иначе доверенность можно загрузить из реестра ФНС по номеру или из файла в журнале «Машиночитаемые доверенности».

Как посмотреть, кто и когда подписал

В форме просмотра электронного документа есть вкладки с подписями и статусами. Там видно, чьим сертификатом подписан документ, проверена ли подпись и по какой доверенности она поставлена. Полезно проверять это у входящих документов, особенно от новых поставщиков. Историю действий по документу можно открыть через «Ещё» → «Журнал действий по ЭДО».

Как подписать акт сверки, договор и ЭТрН

Акт сверки

В актуальных версиях (модуль ЭДО 1.9.9.17 и выше) акт сверки можно отправить в формате ФНС:

  1. «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки расчётов» → «Создать».
  2. Выберите контрагента и нажмите «Заполнить». Флажок «В электронном виде» встанет сам, если с контрагентом настроен ЭДО.
  3. Проверьте через «ЭДО» → «Просмотреть электронный документ» и нажмите «Подписать и отправить».
  4. Когда контрагент подпишет свою часть, состояние сменится на «Завершён».

Договор и другие файлы

Договор, допсоглашение или письмо отправляются как произвольный электронный документ:

  1. «Текущие дела ЭДО» → папка «Создать» → «Создать произвольный документ». Можно и из учётного документа: «ЭДО» → «Создать произвольный документ».
  2. Выберите организацию и контрагента, нажмите «Добавить файл».
  3. Укажите вид документа, номер, дату и сумму.
  4. Если нужна подпись контрагента, проверьте, что для этого вида документа запрошена ответная подпись. Это настраивается в регламенте ЭДО в настройках отправки.
  5. Нажмите «Подписать и отправить».

Файл должен весить от 100 байт до 60 МБ.

ЭТрН

Электронная транспортная накладная состоит из нескольких титулов. Каждый участник подписывает свой: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. В 1С титулы, которые ждут вашей подписи, появляются в «Текущих делах ЭДО» в папке «Подписать», а подписываются из формы «Электронная транспортная накладная» кнопками «Подписать и отправить» или «Отправить». Подробнее о настройке — в статье как настроить 1С под ЭТрН.

Как добавить или поменять подпись в 1С ЭДО

Подпись сотрудника по МЧД в 1С ЭДО
Подпись сотрудника по МЧД в 1С ЭДО

Когда истекает сертификат или подписывать начинает другой человек, новую учётную запись создавать не нужно.

  1. «Главное» → «Организации» → карточка организации → «ЭДО» → «Учётные записи».
  2. Откройте учётную запись. Красный индикатор значит, что в ней нет действующих сертификатов.
  3. Вкладка «Сертификаты» → «Добавить» → выберите новый сертификат. Если его нет в списке, нажмите «Добавить» ещё раз и выберите сертификат из личного хранилища Windows.
  4. Истёкший сертификат удалите через правую кнопку мыши → «Удалить».
  5. Нажмите «Записать и закрыть», введите пароль и подпишите регистрационные данные.

Проверить, что сертификат работает, можно в «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Электронная подпись и шифрование»: откройте сертификат и нажмите «Проверить». 1С покажет, на каком шаге проблема.

МЧД для подписи: кому и как

С 1 сентября 2024 года действует такое правило:

  • Руководитель и ИП подписывают своей КЭП, доверенность не нужна.
  • Сотрудник (бухгалтер, менеджер, кладовщик) подписывает своей КЭП физического лица, а полномочия подтверждает машиночитаемой доверенностью. Подписи сотрудников, выпущенные на организацию, с этой даты не действуют.

Как оформить МЧД и подключить подпись сотрудника в 1С:

  1. Карточка организации → «ЭДО» → «Машиночитаемые доверенности» → «Создать».
  2. Заполните доверителя, представителя (сотрудника), срок действия и полномочия. Полномочия лучше выбрать из классификатора ФНС или прописать конкретно, а не оставлять «Все полномочия».
  3. Нажмите «Подписать и зарегистрировать». Подписывает руководитель, доверенность регистрируется в реестре ФНС.
  4. Зарегистрируйте сертификат сотрудника у оператора: «ЭДО» → «Учётные записи» → вкладка «Сертификаты» → «Добавить» → сертификат представителя → «Записать и закрыть» → подписать.

В новых версиях модуля ЭДО доверенность передаётся контрагенту вместе с документом. Если программа контрагента её не подхватывает, отправьте ему номер МЧД или файл: «Выгрузить в файл» в карточке доверенности.

Если пункта «Машиночитаемые доверенности» нет, обновите программу: функция появилась в модуле ЭДО 1.9.6.

Ошибки при подписании и что с ними делать

  • «Нет доступного сертификата для подписания документов». Сертификат привязан к другому пользователю 1С или истёк. Войдите под нужным пользователем или очистите поле «Пользователь» в карточке сертификата; истёкший замените.
  • «Указан неправильный пароль доступа к закрытому ключу». Проверьте раскладку, Caps Lock, лишние пробелы при копировании. Если пароль утерян, поможет только перевыпуск сертификата.
  • «Сертификат не найден на компьютере» / «не имеет связи с закрытым ключом». Подпись не установлена в личное хранилище или токен не вставлен. Установите сертификат заново с носителя.
  • «Цепочка сертификатов не может быть построена до доверенного корневого сертификата». Установите корневые сертификаты удостоверяющего центра.
  • Сертификат «не действует» из-за даты. В старых версиях 1С такая ошибка появлялась из-за изменений в законе. Обновите классификатор «Аккредитованные удостоверяющие центры» или саму программу.
  • Документ подписан, но висит «Ожидается подтверждение оператора». Нажмите «Отправить и получить».

Если подпись не ставится, нужно настроить маршрут на двух подписантов или оформить МЧД на сотрудников — помогу удалённо: ЭЦП для 1С, настройка ЭДО в 1С, ЭТрН и МЧД.

Итог

  • Исходящий документ подписывается кнопкой «Подписать и отправить» в форме электронного документа или через «ЭДО» → «Отправить электронный документ».
  • Входящий: «Отправить и получить» → проверить → «Утвердить» → подписать ответный титул.
  • Договоры и прочие файлы отправляются как произвольный документ, акт сверки — из «Актов сверки расчётов».
  • Новый сертификат добавляется в учётную запись ЭДО на вкладке «Сертификаты», без нового идентификатора.
  • Сотрудникам нужна КЭП физлица и МЧД, оформленная и зарегистрированная в 1С.
  • Большинство ошибок подписи связаны с пользователем сертификата, паролем или установкой сертификата на компьютер.