Настройка 1С под ЭТрН: что сделать после обязательного перехода с 1 сентября 2026

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) обязательна для коммерческих автоперевозок грузов: переход не перенесли. Настройка 1С под ЭТрН сводится к четырём блокам: подключение обмена электронными перевозочными документами через аккредитованного оператора, электронные подписи и машиночитаемые доверенности для всех подписантов, приведение в порядок справочников (контрагенты, адреса, транспорт, водители, номенклатура с весом) и доработка процессов — откуда и кем создаётся накладная, как контролируются статусы и ошибки.

Для небольшой компании на типовой конфигурации это вопрос нескольких дней. Для крупной — с несколькими юрлицами, WMS, TMS и доработками — это полноценный ИТ-проект. Ниже разберу, что требует закон на октябрь 2026 года, что настроить в 1С и как не превратить переход в ручной ввод накладных.

ЭТрН в 2026 году: что действует на октябрь

Коротко о нормативной части — только то, что подтверждено на момент публикации.

• Срок. Обязанность оформлять перевозочные документы в электронном виде действует с 1 сентября 2026 года по Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Минтранс публично подтверждал, что переход состоится в этот срок, и он не был перенесён.
• Кого касается. Грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов при коммерческой перевозке по договору. Кроме ЭТрН, в электронный вид переходят заказ-заявка на перевозку и экспедиторские документы.
• Исключения. Бумажные документы допускаются в случаях, перечисленных в приказах Минтранса. Если договора перевозки нет и груз не везёт наёмный перевозчик — например, свой транспорт или самовывоз, — ЭТрН по общему правилу не требуется.
• Как это работает. Документы подписываются электронной подписью и передаются через операторов информационных систем ЭПД, аккредитованных Минтрансом. Оператор передаёт сведения в ГИС ЭПД, откуда их получают контролирующие органы. Напрямую к ГИС ЭПД компании подключаться не нужно.
• Формат. ЭТрН состоит из обязательных и необязательных титулов, формат утверждён приказом ФНС. Каждый участник подписывает свой титул.
• Льготный период. До 1 марта 2027 года при проверке на дороге за бумажную накладную вместо электронной ограничиваются устным замечанием, а не штрафом. Льгота касается дорожных проверок; налоговые риски — вопросы к подтверждению расходов на перевозку и вычетов — она не снимает.

Льготный период до марта 2027 года — это время доделать переход спокойно, а не повод отложить его ещё на полгода.

Что даёт и чем грозит отсутствие ЭТрН

Штрафы на дороге — не главный риск. Важнее три вещи:

1. Налоговое подтверждение. ЭТрН — один из документов, подтверждающих сам факт перевозки. Ошибки в реквизитах или бумажная накладная там, где нужна электронная, могут вызвать вопросы при проверке расходов.
2. Отношения с контрагентами. Крупные грузополучатели и перевозчики переходят на электронный обмен и ждут того же от партнёров. Бумажный отправитель становится неудобным.
3. Операционная нагрузка. Если 1С не настроена, накладные набирают вручную в личном кабинете оператора: двойной ввод, ошибки, задержки отгрузки.

Как работает ЭТрН в 1С

В типовых конфигурациях фирмы «1С» электронные перевозочные документы встроены через сервис 1С-ЭПД, который работает поверх 1С-ЭДО. Логика такая:

• база подключается к 1С-ЭДО и через него — к аккредитованному оператору ЭПД;
• в настройках обмена с контрагентами включаются виды перевозочных документов;
• накладная создаётся на основании документа продажи или заказа на перевозку — точный путь зависит от конфигурации и релиза;
• участники подписывают свои титулы, статусы возвращаются в 1С;
• водитель получает документ с идентификатором и QR-кодом для проверки.

Поэтому первый вопрос аудита — версия конфигурации. На старых релизах механизма может не быть или он работает с ограничениями, и тогда переход начинается с обновления 1С.

Пошаговая настройка 1С под ЭТрН

Порядок, по которому я веду такие проекты.

1. Аудит конфигурации и процессов

Какая конфигурация и релиз, есть ли доработки в документах продажи и отгрузки, кто сегодня оформляет транспортные накладные и на основании чего, сколько юрлиц и складов, есть ли WMS или TMS, которые формируют рейсы.

2. Подключение к оператору и 1С-ЭДО

Выбор оператора ЭПД, подключение, проверка, что контрагенты и перевозчики доступны для обмена. Если у вас уже работает ЭДО в 1С, часть инфраструктуры готова.

3. Подписи и машиночитаемые доверенности

Каждый, кто подписывает титулы — логист, кладовщик, диспетчер, — должен иметь электронную подпись. Если подписант не руководитель, нужна МЧД с соответствующими полномочиями. Это самый частый источник задержек: доверенности оформляют в последний момент. Помогаю с этим в рамках услуги ЭТрН и МЧД.

4. Справочники

Ошибки в карточках переносятся в накладную как есть, поэтому чистка справочников — обязательная часть проекта, а не формальность.

5. Процессы и роли

Кто создаёт накладную, в какой момент отгрузки, кто подписывает, что делать при отказе или ошибке оператора. Описать это стоит до настройки, иначе в первую неделю логисты будут звонить бухгалтерии, а бухгалтерия — программисту.

6. Пилот

Несколько реальных перевозок с одним-двумя перевозчиками, проверка подписания всех титулов и возврата статусов. Только после пилота — масштабирование на все направления.

Какие доработки 1С обычно нужны

Типовой механизм закрывает базовый сценарий: одна продажа — одна накладная. В реальных компаниях почти всегда находится что-то сверх этого:

• одна ЭТрН на несколько реализаций или рейс с несколькими точками выгрузки;
• автозаполнение накладной из доработанных документов или из данных WMS и TMS;
• обмен статусами и идентификаторами накладных между 1С и транспортной системой;
• журнал контроля: какие отгрузки без ЭТрН, какие титулы не подписаны, где ошибка оператора;
• уведомления ответственным о застрявших документах;
• права и роли под разделение обязанностей между логистикой и бухгалтерией.

Такие доработки 1С я делаю расширениями, чтобы не мешать обновлениям типовой конфигурации: механизм ЭПД активно развивается, и обновляться придётся регулярно.

Сроки, бюджет и типичные ошибки

Ориентиры по срокам: типовая база с небольшим числом перевозок — несколько дней на подключение и настройку; компания с несколькими юрлицами, интеграциями и доработками — от нескольких недель до нескольких месяцев. Бюджет считается по трудозатратам после аудита, ориентир — 2 500 ₽/ч. Отдельно — тарифы оператора ЭПД и сертификаты подписей.

Ошибки, которые встречаются чаще всего:

• начать с настройки обмена, не проверив версию конфигурации;
• забыть про МЧД для подписантов, которые не являются руководителем;
• не договориться с перевозчиками об операторе и роуминге — документы уходят, но их никто не подписывает;
• оставить адреса и вес номенклатуры незаполненными;
• расслабиться из-за льготного периода и вернуться к вопросу в феврале 2027 года.

Чек-лист готовности

Перед тем как считать переход завершённым, проверьте:

• конфигурация обновлена до релиза с поддержкой ЭПД;
• подключение к оператору работает, тестовая накладная прошла все титулы;
• у всех подписантов есть действующие подписи и МЧД;
• ключевые перевозчики и грузополучатели подключены к обмену;
• адреса, вес и реквизиты контрагентов заполнены;
• назначен ответственный за контроль статусов и ошибок обмена;
• пользователи знают, что делать, если накладная не подписана к моменту выезда машины.

Итог

• ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026 года, переход не перенесён; до 1 марта 2027 года действует льготный режим дорожных проверок, но не налоговых рисков.
• В типовых конфигурациях 1С ЭТрН оформляется через 1С-ЭПД на базе 1С-ЭДО и аккредитованного оператора.
• Настройка включает подключение обмена, подписи и МЧД, чистку справочников и описание процессов.
• Крупным компаниям почти всегда нужны доработки: групповые накладные, интеграция с WMS и TMS, контроль статусов.
• Начинайте с аудита версии конфигурации и пилота на нескольких перевозках.