Чтобы аннулировать документ в ЭДО 1С, откройте электронный документ, нажмите «Другие действия» → «Аннулировать», укажите причину и подпишите предложение об аннулировании. Контрагент получит его в папке «Аннулировать» и либо согласится, либо откажет. Документ теряет юридическую силу только после согласия второй стороны, и предложение можно отправить всего один раз.

Ниже — когда аннулировать, а когда отклонить или исправить, как работать с исправленным и корректировочным УПД, как отменить аннулирование и как правильно принимать входящие документы. Пример — «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0».

Аннулировать, отклонить или исправить

Как исправить документ в ЭДО 1С: отклонение, аннулирование или исправление
Как исправить документ в ЭДО 1С: отклонение, аннулирование или исправление

Прежде чем жать «Аннулировать», определитесь, что вам нужно. Это три разных инструмента:

  • Отклонение. Документ пришёл, вы с ним не согласны и ещё не подписали. Отклоняет только получатель — до того, как утвердил и подписал документ.
  • Аннулирование. Документ должен перестать существовать целиком. Например, его отправили не тому контрагенту, одну отгрузку оформили дважды или документ вообще не должен был появиться. Аннулирование лишает документ юридической силы, но не удаляет его физически.
  • Исправление или корректировка. Документооборот завершён, сама операция была, но в документе ошибка или условия поменялись. Тогда оформляют исправленный или корректировочный документ, а исходный остаётся в силе.

Простое правило: если сделка была, но в бумагах ошибка, — исправляйте. Если документа не должно было быть вовсе — аннулируйте. Если вам прислали неверный документ, а вы его ещё не подписали, — отклоняйте.

Как аннулировать документ в ЭДО 1С

Отправить предложение об аннулировании

  1. Откройте электронный документ: из учётного документа через «ЭДО» → «Просмотреть электронный документ» или из «Текущих дел ЭДО».
  2. Нажмите «Другие действия» → «Аннулировать».
  3. Напишите причину. Её увидит контрагент, поэтому пишите понятно: «Документ направлен ошибочно», «Повторное оформление отгрузки».
  4. Нажмите «Аннулировать», затем подпишите и отправьте предложение.
  5. Состояние ЭДО сменится на «Ожидается подтверждение аннулирования».
  6. Нажимайте «Отправить и получить», чтобы узнать ответ. При согласии контрагента состояние станет «Аннулирован».

Начать аннулирование можно и сразу после отправки документа, не дожидаясь подписи контрагента.

Важные ограничения

  • Предложение отправляется один раз. Если контрагент отказал, повторить из 1С нельзя. Дальше — договорённость произвольным документом или суд.
  • В роуминге может быть иначе. Если оператор или программа контрагента не поддерживают аннулирование, отправьте ему произвольный документ по шаблону «Предложение об аннулировании» с запросом ответной подписи. Когда контрагент подпишет его в ответ, документ считается аннулированным по соглашению сторон.
  • Учёт не меняется сам. Аннулирование не отменяет проведение реализации или поступления. Это нужно сделать вручную: отменить проведение или пометить документ на удаление.

Как сформулировать причину

Причина попадает в само предложение об аннулировании, и по ней контрагент решает, соглашаться или нет. Пишите коротко и по факту, без общих слов вроде «ошибка». Примеры, которые обычно не вызывают вопросов:

  • «Документ направлен не тому контрагенту»;
  • «Отгрузка оформлена повторно, действует документ № … от …»;
  • «Поставка не состоялась»;
  • «Документ сформирован по ошибке, будет направлена новая версия».

Перед отправкой лучше позвонить или написать бухгалтеру контрагента и предупредить. Предложение можно отправить только один раз, и если его отклонят просто потому, что не поняли причину, исправлять ситуацию придётся долго.

Если предложение об аннулировании пришло вам

  1. Нажмите «Отправить и получить» в «Текущих делах ЭДО».
  2. Документ появится во входящих в папке «Аннулировать». Состояние — «Требуется подтверждение аннулирования».
  3. Откройте его и прочитайте причину.
  4. Нажмите «Согласиться с аннулированием» или «Не согласиться». При отказе укажите причину — контрагенту уйдёт уведомление об уточнении, а документ вернётся в прежнее состояние.

Как отменить аннулирование в ЭДО 1С

Отдельной кнопки «отменить аннулирование» в 1С нет. Что можно сделать, зависит от этапа:

  • Вы отправили предложение, контрагент ещё не ответил. Попросите его нажать «Не согласиться». Документ вернётся в прежнее состояние и сохранит силу.
  • Обе стороны уже подписали аннулирование. Вернуть документ нельзя. Если операция на самом деле была, оформите и отправьте документ заново. Если вы отменяли проведение учётного документа, проведите его снова, а электронный документ сформируйте повторно.
  • Документ просто «завис» и мешает в «Текущих делах ЭДО». Это не аннулирование, но иногда путают. Документ можно убрать из активного обмена командой «Закрыть принудительно» (правая кнопка мыши в «Текущих делах ЭДО»). Контрагент об этом не узнает. В модуле ЭДО 1.9.1 и выше закрытый документ можно вернуть: «Другие действия» → «Вернуть в работу».

Как исправить документ в ЭДО 1С

Документ ещё не подписан контрагентом

Если вы нашли ошибку сразу после отправки, удобнее всего переформировать документ:

  1. Исправьте учётный документ (реализацию) и запишите его.
  2. 1С предупредит, что электронный документ стал неактуальным.
  3. В новых версиях модуля ЭДО (1.9.1 и выше) нажмите в форме электронного документа «Другие действия» → «Переформировать документ». Контрагенту автоматически уйдёт предложение об аннулировании старой версии с причиной «Переформирование документа».
  4. Дождитесь согласия контрагента и отправьте новую версию.

Исправленный УПД

Документооборот завершён, но в документе ошибка: цена, количество, реквизиты.

  1. Откройте реализацию и выберите «Создать на основании» → «Корректировка реализации».
  2. В поле «Вид операции» выберите «Исправление в первичных документах».
  3. Внесите правильные данные и нажмите «Записать».
  4. Если по реализации есть счёт-фактура, оформите исправительный счёт-фактуру.
  5. Нажмите «ЭДО» → «Отправить электронный документ».

Исходный документ получит состояние «Завершён с исправлением».

Корректировочный УПД (УКД)

Стороны договорились после отгрузки изменить цену или количество: скидка, возврат части товара, пересчёт.

  1. Реализация → «Создать на основании» → «Корректировка реализации».
  2. «Вид операции» — «Корректировка по согласованию сторон».
  3. Измените табличную часть и нажмите «Записать».
  4. При наличии счёта-фактуры оформите корректировочный счёт-фактуру.
  5. «ЭДО» → «Отправить электронный документ».

Формат исходящих документов 1С подбирает автоматически. Если контрагент просит конкретную версию формата УПД, её можно сменить в карточке контрагента: «ЭДО» → «Настройки отправки документов».

Как принимать и получать документы по ЭДО в 1С

Как принимать документы по ЭДО в 1С: проверка и утверждение входящих
Как принимать документы по ЭДО в 1С: проверка и утверждение входящих

Большинство аннулирований — следствие того, что документ подписали не глядя. Вот спокойный порядок приёмки:

  1. Получите документы. «Текущие дела ЭДО» → «Отправить и получить». В клиент-серверной базе можно настроить получение по расписанию в «Администрирование» → «Обмен электронными документами».
  2. Найдите документ. Входящие попадают в папки «Отразить в учёте» и «Утвердить». Все документы также есть в «Архиве ЭДО».
  3. Проверьте. Откройте документ двойным щелчком: состав, суммы, подписи отправителя.
  4. Проверьте учётный документ. По настройке 1С может сама создать «Поступление (акт, накладная, УПД)» и счёт-фактуру. Если стоит ручной режим, нажмите «Создать документы» в колонке «Отражение в учёте» и создайте или подберите документ. Способ настраивается в карточке контрагента: «ЭДО» → «Настройки отражения в учёте».
  5. Примите или отклоните. Если всё верно — «Утвердить», затем подпишите и отправьте ответный титул. Если нет — «Отклонить» с причиной. Документ уйдёт в «На контроле» со статусом «Ожидается исправление», а поставщик пришлёт исправленную версию.

Если есть расхождения по количеству, можно принять товар с учётом выявленных расхождений, а не отклонять документ целиком.

Типовые ошибки и ситуации

  • Нет команды «Аннулировать». Устаревший модуль ЭДО или документ в таком состоянии, когда аннулирование недоступно. Обновите программу и проверьте состояние ЭДО.
  • Контрагент не отвечает на предложение. Документ висит в «Ожидается подтверждение аннулирования». Напомните ему: решение может принять только он.
  • Контрагент отказал в аннулировании. Повторно из 1С не отправить. Договоритесь произвольным документом с запросом ответной подписи.
  • После аннулирования в учёте остались движения. Аннулирование не трогает учёт — отмените проведение вручную.
  • Хотели исправить, а аннулировали. Если контрагент ещё не согласился, попросите его нажать «Не согласиться». Если согласился — отправьте документ заново.
  • Переформирование не появляется. В модулях ЭДО ниже 1.9.1 его нет: измените время в учётном документе, запишите его, аннулируйте старую версию и сформируйте новую через «ЭДО» → «Просмотреть электронный документ».

Если документов с ошибками много, контрагент в роуминге и не поддерживает аннулирование или нужно разобраться с исправительными счетами-фактурами — помогу удалённо: настройка ЭДО в 1С, форматы УПД в 1С, сопровождение 1С.

Итог

  • Аннулировать — когда документа не должно быть вовсе; исправлять — когда сделка была, но в документе ошибка; отклонять — когда вы получатель и ещё не подписали.
  • Аннулирование: «Другие действия» → «Аннулировать» → причина → подписать. Нужно согласие контрагента, предложение отправляется один раз.
  • Отменить аннулирование можно, только пока контрагент не согласился, — он нажимает «Не согласиться».
  • Исправленный и корректировочный УПД создаются через «Корректировка реализации» с разным видом операции.
  • Аннулирование не отменяет проведение учётных документов — это делается вручную.
  • Внимательная приёмка входящих (проверить → «Утвердить» или «Отклонить») экономит больше всего времени.