Как исправить УПД в 1С: исправленный УПД, УКД и корректировка реализации

Чтобы исправить УПД в 1С, сначала определите, что случилось: в документе ошибка или стороны изменили условия сделки после отгрузки. Ошибку исправляют исправленным УПД через «Корректировку реализации» с видом операции «Исправление в первичных документах». Изменение цены или количества по договорённости оформляют корректировочным УПД (УКД) — тот же документ, но вид операции «Корректировка по согласованию сторон».

Ниже — как выбрать вариант, что делает продавец, что делает покупатель и как не запутаться с периодами.

Сначала решите: исправить или скорректировать

Это не формальность: от выбора зависит, в каком периоде и в какой книге окажется НДС.

Простое правило: если бы вы оформляли документ заново в день отгрузки, данные были бы другими — это ошибка, нужен ИУПД. Если в день отгрузки всё было верно, а условия поменялись позже — это корректировка, нужен УКД.

Для исправленного документа есть особенность: он сохраняет номер и дату исходного и дополнительно получает номер и дату исправления. УКД — самостоятельный документ со своим номером, который ссылается на исходный.

Если УПД ещё не подписан покупателем

Самый простой случай. Пока документооборот по ЭДО не завершён, исправленный УПД оформлять не нужно: исправьте реализацию и отправьте новую версию, а старую аннулируйте. Как это сделать кнопкой переформирования и что делать, если покупатель не согласен на аннулирование, я подробно разобрал в статье как аннулировать документ ЭДО в 1С. Здесь повторять не буду.

С бумажным УПД, который ещё не передан покупателю, всё ещё проще: исправьте реализацию, перепроведите и распечатайте заново.

Как оформить исправленный УПД у продавца

Документ уже у покупателя — подписан в ЭДО или передан на бумаге.

1. Откройте исходную реализацию в разделе «Продажи».
2. Нажмите «Создать на основании» → «Корректировка реализации».
3. В поле «Вид операции» выберите «Исправление в первичных документах».
4. В табличной части укажите правильные значения: программа показывает строки «до» и «после».
5. Проверьте реквизиты в шапке и нажмите «Записать».
6. Оформите исправительный счёт-фактуру из формы корректировки, если исходный документ был УПД со статусом 1.
7. Отправьте документ покупателю по ЭДО или распечатайте.

Если ошибка была в реквизитах организации или покупателя (адрес, КПП), сначала исправьте карточку, а потом создавайте корректировку — иначе в исправленный документ уйдут те же неверные данные.

Если ошибка в прошлом квартале

Исправленный счёт-фактура относится к периоду исходного документа. Если декларация за этот квартал уже сдана, 1С отразит исправление в дополнительном листе книги продаж за тот квартал. При занижении налога может понадобиться уточнённая декларация — этот вопрос решает бухгалтер, программа лишь подготовит данные.

Проверьте, что период в 1С не закрыт датой запрета изменения: если закрыт, корректировку не получится провести. Дату запрета обычно снимает администратор на время исправления.

Как оформить УКД у продавца

1. Откройте реализацию → «Создать на основании» → «Корректировка реализации».
2. «Вид операции» — «Корректировка по согласованию сторон».
3. Поле «Отражать корректировку» — обычно «Во всех разделах учета», если меняется и выручка, и НДС.
4. Измените цену или количество в табличной части.
5. Нажмите «Выписать корректировочный счет-фактуру».
6. Отправьте УКД покупателю.

Корректировка отражается в периоде, когда она оформлена, а не задним числом. При увеличении стоимости продавец доначисляет НДС — запись попадёт в книгу продаж. При уменьшении продавец принимает разницу к вычету: для этого в «Операции» → «Регламентные операции НДС» формируют документ «Формирование записей книги покупок», корректировка будет на вкладке уменьшения стоимости реализации.

Отдельно про отгрузки до 2026 года: корректировка заполняется из исходного документа вместе с его ставкой НДС. Не меняйте ставку в строках на текущую вручную — если сомневаетесь, какую ставку применять к корректировке старой отгрузки, уточните у бухгалтера.

Что делать покупателю

Получив исправленный или корректировочный документ, покупатель вводит «Корректировку поступления»:

1. Откройте поступление → «Создать на основании» → «Корректировка поступления».
2. Выберите тот же вид операции, что указал поставщик: «Исправление в первичных документах» для ИУПД или «Корректировка по согласованию сторон» для УКД.
3. Внесите данные из документа поставщика и запишите.
4. Зарегистрируйте полученный исправленный или корректировочный счёт-фактуру.

Если документ пришёл по ЭДО, корректировку поступления 1С создаёт на основании входящего документа так же, как обычное поступление. Как принимать такие документы, описано в статье как принять документы по ЭДО в 1С.

Отличие для НДС: при исправлении запись по исходному счёту-фактуре аннулируется, и если период уже закрыт — через дополнительный лист книги покупок. В каком квартале заявить вычет по исправленному документу, зависит от характера ошибки — это решает бухгалтер, а 1С подготовит записи. По УКД с уменьшением стоимости покупатель восстанавливает НДС в периоде получения документа.

Исправленный УПД на бумаге

Если вы работаете с покупателем без ЭДО, порядок в 1С тот же: корректировка реализации с нужным видом операции, затем печать. Разница только в передаче:

1. Из формы корректировки откройте «Печать» и выберите исправленный УПД или УКД.
2. Проверьте, что в печатной форме стоят номер и дата исправления (для ИУПД) или собственный номер со ссылкой на исходный документ (для УКД).
3. Подпишите со своей стороны и передайте покупателю.
4. Дождитесь его экземпляра с подписью — без него при проверке будет сложно подтвердить корректировку.

Исходный бумажный УПД не уничтожают: он остаётся в архиве вместе с исправлением.

Как проверить, что всё отразилось правильно

После оформления не закрывайте вопрос, пока не проверите три вещи:

• Книгу продаж. «Отчёты» → «НДС» → «Книга продаж». Исправление прошлого периода ищите в дополнительном листе за тот квартал, корректировку — в основном разделе текущего.
• Расчёты с покупателем. Карточка счёта 62 или акт сверки по контрагенту: сумма долга должна совпадать с исправленной.
• Электронный документ. В ЭДО у исходного документа должно отображаться, что по нему есть исправление или корректировка, а новый документ — подписан покупателем.

Если декларация уже сдана, передайте бухгалтеру список исправлений с суммами: ему решать, нужна ли уточнёнка. Найти все связанные документы помогает структура подчинённости — об этом в статье как в 1С найти УПД.

Типовые ошибки и как их решить

• Правят проведённую реализацию прошлого периода напрямую. Данные в 1С меняются, но у покупателя остаётся старый документ, а в сданной декларации — старые суммы. Всегда оформляйте корректировку.
• Выбирают «Корректировку по согласованию сторон» для ошибки. НДС уйдёт в текущий период вместо периода ошибки. Если уже провели — отмените проведение и смените вид операции.
• В корректировке нет команды выписать счёт-фактуру. Скорее всего, по исходной реализации счёт-фактура не выписывался, то есть был УПД со статусом 2. Тогда исправляется только первичный документ. О статусах — в статье как поменять статус УПД в 1С.
• Корректировка не проводится. Установлена дата запрета изменения данных или исходный документ не проведён.
• Покупатель не может принять ИУПД по ЭДО. Проверьте, что у него свежая версия программы и модуль ЭДО поддерживает тот формат, в котором вы отправляете. Формат исходящих документов для конкретного контрагента можно выбрать в его настройках отправки ЭДО.
• Исправили, а в книге продаж две записи. Это нормально: исходная запись аннулируется, а исправленная добавляется. Проверьте дополнительный лист, а не основной раздел.

Если нужно разобраться с серией ошибок за прошлые кварталы, массово исправить документы после смены ставки НДС или наладить ЭДО так, чтобы исправления уходили без ручной работы, помогу удалённо: форматы УПД в 1С, ЭДО в 1С, НДС 22% и УСН с НДС.

Итог

• Ошибка в документе — исправленный УПД, вид операции «Исправление в первичных документах».
• Изменение условий после отгрузки — УКД, вид операции «Корректировка по согласованию сторон».
• Пока покупатель не подписал УПД в ЭДО, проще переформировать документ с аннулированием старой версии.
• Исправление относится к периоду исходного документа, корректировка — к текущему.
• Покупатель отражает оба документа через «Корректировку поступления».
• Не правьте реализацию прошлого периода напрямую — расхождения с покупателем и декларацией гарантированы.