Как поменять статус УПД в 1С: статус 1 и 2, от чего зависит и как исправить

В 1С статус УПД не выбирают вручную — программа ставит его сама. Если по реализации выписан счёт-фактура, на УПД будет статус 1; если счёта-фактуры нет, будет статус 2. Поэтому, чтобы поменять статус, нужно не исправлять цифру, а выписать или удалить счёт-фактуру и проверить настройки НДС.

Разберу, что значат статусы, где в «1С:Бухгалтерии 3.0» спрятан переключатель и как быть, если документ уже ушёл покупателю.

Статус 1 и 2: в чём разница

УПД — это один бланк, который может работать в двух ролях:

• Статус 1 — счёт-фактура и передаточный документ одновременно. Покупатель-плательщик НДС может заявить по нему вычет.
• Статус 2 — только передаточный (первичный) документ, как накладная или акт. Функции счёта-фактуры у него нет.

В электронном УПД статус хранится в XML как функция документа: для статуса 1 — «СЧФДОП», для статуса 2 — «ДОП». Именно это значение видит оператор ЭДО и программа покупателя.

Если вы на УСН и не уверены, платите ли НДС в этом году, сначала выясните это — от ответа зависят и статус, и проверки в 1С. Как настроить программу под НДС на упрощёнке, я рассказываю на странице НДС 22% и УСН с НДС в 1С.

От чего зависит статус УПД в 1С

В документе «Реализация (акт, накладная, УПД)» внизу формы есть признак «УПД». Когда он установлен:

• печатная форма — только УПД, отдельно накладную и счёт-фактуру напечатать нельзя;
• номер и дата УПД берутся из счёта-фактуры выданного, а не из реализации;
• если по реализации есть счёт-фактура — статус 1, если нет — статус 2.

Важное следствие: номер УПД может не совпадать с номером реализации, потому что счета-фактуры нумеруются по своей хронологии. Это не ошибка.

Где задаётся признак по умолчанию: в карточке договора, в разделе НДС, есть выбор «По умолчанию», «УПД» или «Акт (накладная) и счет-фактура». Если там стоит «УПД», признак будет включаться во всех реализациях по этому договору сам.

Как сделать УПД со статусом 1

1. Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нужный документ.
2. Проверьте, что в табличной части стоит ставка НДС, а не «Без НДС».
3. Внизу формы установите признак «УПД».
4. Выпишите счёт-фактуру по ссылке внизу документа. Без него печать УПД с НДС выдаст ошибку.
5. Проведите документ и откройте «Печать» → УПД. В поле статуса будет «1».

Если вы ведёте ЭДО, отправьте документ через «ЭДО» → «Отправить электронный документ» — уйдёт УПД с функцией «СЧФДОП».

Как сделать УПД со статусом 2

1. Убедитесь, что для организации в учётной политике правильно указан режим НДС. Если организация освобождена от НДС, а в настройках этого нет, 1С будет требовать счёт-фактуру.
2. В реализации поставьте ставку «Без НДС», если операция не облагается.
3. Установите признак «УПД».
4. Не выписывайте счёт-фактуру. Если он уже создан — удалите или пометьте его на удаление.
5. Проведите и распечатайте: статус будет «2».

Если вы плательщик НДС, а документ с НДС нужен покупателю только как первичный, — остановитесь и проверьте, правильно ли это. Покупатель без счёта-фактуры не сможет заявить вычет, а у вас обязанность выставить счёт-фактуру остаётся. Обычно такой запрос — недоразумение.

Что делать с входящими УПД

Статус входящего УПД задаёт поставщик, вы его не меняете. Но от статуса зависит, что вы делаете в 1С:

• Статус 1. В поступлении включите признак «УПД»: после проведения 1С сама зарегистрирует счёт-фактуру полученный.
• Статус 2. Счёт-фактуру не регистрируйте. Если поставщик — плательщик НДС и выделил налог, а прислал статус 2, попросите его переоформить документ: без счёта-фактуры вычета не будет.

Если сомневаетесь, какой статус пришёл, откройте входящий электронный документ: статус указан в шапке УПД. В бумажном документе он стоит в левом верхнем углу бланка. Неважно, в какой программе работает поставщик, — в Диадоке, Saby или своей 1С: функция документа в XML одна и та же, и 1С покупателя прочитает её одинаково. Поэтому спор «у нас в программе статус 1, а у вас почему-то 2» почти всегда решается просмотром самого файла.

Подробно о приёме поступлений — в статье как загрузить УПД в 1С.

Как проверить статус перед отправкой

Печатная форма — не единственное место, где виден статус. Перед отправкой по ЭДО полезно посмотреть сам электронный документ:

1. В реализации нажмите «ЭДО» → «Просмотреть электронный документ».
2. Откроется форма в том виде, в каком её увидит покупатель. Проверьте статус в шапке УПД, номер и дату, реквизиты сторон.
3. Если статус не тот, закройте просмотр, исправьте реализацию (выпишите или удалите счёт-фактуру) и снова откройте просмотр.

Так ошибка ловится до отправки, когда её исправление ничего не стоит.

Три примера из практики

ООО на ОСНО продаёт товар с НДС. Признак «УПД», счёт-фактура выписан — статус 1. Покупатель получает один документ и для учёта товара, и для вычета.

ИП на УСН, освобождён от НДС. Признак «УПД», ставка «Без НДС», счёт-фактура не выписывается — статус 2. Если в учётной политике ИП ошибочно стоит обязанность платить НДС, 1С будет требовать счёт-фактуру — исправлять нужно настройку, а не документ.

Организация на УСН с НДС 5%. Счета-фактуры обязательны, значит, статус 1. Частая ошибка после перехода — по старой привычке не выписывать счёт-фактуру и отправлять УПД со статусом 2. Покупатель на ОСНО такой документ к вычету не примет.

Как поменять статус уже отправленного УПД

Тут всё зависит от того, подписал ли документ покупатель.

Покупатель ещё не подписал. Исправьте реализацию: выпишите или удалите счёт-фактуру, затем переформируйте электронный документ. Старая версия уйдёт на аннулирование, новая — с правильным статусом. Как это делается, разобрано в статье как аннулировать документ ЭДО в 1С.

Покупатель подписал. Подписанный документ поменять нельзя. Варианты:

• договориться об аннулировании и отправить новый документ с верным статусом;
• если был статус 2, а нужен 1, — оформить исправление по правилам исправления счетов-фактур.

Какой путь лучше в вашей ситуации, зависит от периода и того, сдана ли декларация. Технически в 1С оба варианта делаются через корректировку реализации — подробно в статье как исправить УПД в 1С.

Чтобы такие ситуации не повторялись, раз в квартал полезно пробежаться по журналу реализаций и проверить, у всех ли документов с НДС выписаны счета-фактуры. В списке «Счета-фактуры выданные» это видно быстрее всего.

Типовые ошибки и как их решить

• Печать УПД выдаёт ошибку. По реализации начислен НДС, но счёт-фактура не выписан. Выпишите его — статус станет 1.
• На УСН без НДС печатается статус 1. В реализации выписан счёт-фактура по ошибке или стоит ставка НДС. Проверьте настройки налогов организации, ставку и наличие счёта-фактуры.
• Номер УПД не совпадает с номером реализации. Так и должно быть при признаке «УПД»: номер берётся из счёта-фактуры. Если нужна единая нумерация, это решается настройкой нумерации или доработкой.
• Покупатель видит статус 1, хотя на печати 2. Электронный документ сформировали до изменения реализации. Переформируйте документ, чтобы XML совпал с учётом.
• Покупатель просит статус 2 при документе с НДС. Уточните причину. Скорее всего, ему нужен отдельный акт или накладная, а не УПД без функции счёта-фактуры.
• После обновления 1С отправляет УПД в другом формате. Формат исходящих документов для контрагента выбирается в его настройках отправки ЭДО. Подробнее про форматы — на странице форматы УПД и XML.

Если статусы путаются из-за смешанного режима НДС, нескольких организаций в одной базе или после перехода на УСН с НДС, помогу удалённо: форматы УПД в 1С, НДС 22% и УСН с НДС, настройка ЭДО.

Итог

• Статус 1 — УПД работает как счёт-фактура и передаточный документ, статус 2 — только как первичный документ.
• В 1С статус не выбирают руками: он зависит от того, выписан ли счёт-фактура по реализации.
• Признак «УПД» включается внизу реализации или по умолчанию в договоре.
• Чтобы получить статус 1, выпишите счёт-фактуру; чтобы статус 2 — не выписывайте его и проверьте режим НДС.
• Отправленный, но не подписанный УПД переформировывают; подписанный — исправляют или аннулируют.