Как в 1С найти УПД: где хранятся документы, журналы счетов-фактур и поиск по номеру

В 1С нет отдельного документа «УПД», поэтому его и не находят. Исходящий УПД — это документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» с признаком «УПД» вместе со счётом-фактурой выданным, входящий — «Поступление (акт, накладная, УПД)» со счётом-фактурой полученным. Искать нужно в журналах реализаций, поступлений и счетов-фактур, а электронные версии — в «Текущих делах ЭДО» и «Архиве ЭДО».

Ниже покажу, где что лежит в «1С:Бухгалтерии 3.0» и как быстро найти документ по номеру, сумме или контрагенту.

Где в 1С УПД: карта мест

Ссылки на «Текущие дела ЭДО» есть в подразделе «Сервис» разделов «Продажи», «Покупки» и «Администрирование». Если вы ещё не знакомы с этим рабочим местом, начните со статьи где ЭДО в 1С.

Почему УПД не находится по номеру

Самая частая история: покупатель звонит и называет номер УПД, а в списке реализаций такого номера нет.

Причина в том, что при признаке «УПД» номер и дата документа берутся из счёта-фактуры выданного. Счета-фактуры нумеруются в своей хронологии, поэтому номер УПД может не совпадать с номером реализации. Например, реализация № 154, а УПД — № 148, потому что часть реализаций шла без счетов-фактур.

Что делать:

1. Откройте «Продажи» → «Счета-фактуры выданные» и ищите номер там.
2. Откройте найденный счёт-фактуру — в нём есть ссылка на документ-основание, то есть на реализацию.
3. Или в списке реализаций выведите колонку с номерами выставленных счетов-фактур и УПД: «Ещё» → «Изменить форму» и отметьте нужную колонку. После этого искать можно сразу в журнале реализаций.

С входящими проще: номер УПД поставщика вы вводите в шапку поступления сами, и он же попадает в счёт-фактуру полученный.

Как найти документ в списке

В любом журнале 1С работают одни и те же инструменты.

Строка поиска

Справа вверху списка есть поле поиска. Введите номер, часть названия контрагента или сумму — список отфильтруется. Учтите, что поиск по цифрам находит и частичные совпадения: запрос «14» покажет документы, где эта последовательность встречается в номере, дате или сумме.

Расширенный поиск

Чтобы найти точное значение в конкретной колонке, выделите ячейку и нажмите Alt+F или выберите в меню «Ещё» команду «Расширенный поиск». Откроется окно, где можно указать поле, значение и вариант совпадения: по точному совпадению или по части строки.

Период и отборы

Если документ старый, проверьте период списка: «Ещё» → «Установить период». Многие «теряют» документы просто потому, что список показывает только текущий квартал.

Для сложных отборов — например, все УПД по одному контрагенту за год с суммой больше определённой — используйте «Ещё» → «Настроить список», закладку «Отбор». Настройку можно сохранить и пользоваться ею постоянно.

Поиск по всей программе

В заголовке окна 1С есть общая строка поиска: она ищет по разделам, командам и, если включён полнотекстовый поиск, по данным. Для поиска УПД она менее удобна, чем журнал, но выручает, когда непонятно, где вообще искать.

Как найти связанные документы

Нашли реализацию, а нужно понять, ушёл ли УПД покупателю и выписан ли счёт-фактура? Откройте документ:

• Внизу формы — ссылка на счёт-фактуру или краткую форму УПД. Ссылка «Все реквизиты» открывает сам счёт-фактуру.
• Строка состояния ЭДО — показывает, отправлен ли документ и подписал ли его контрагент. По ней открывается электронный документ.
• Структура подчинённости — команда в меню документа, которая показывает дерево связанных документов: основание, счёт-фактуру, оплату, корректировки.

Если по документу были исправления, в структуре вы увидите и корректировку реализации. Как они оформляются, разобрано в статье как исправить УПД в 1С.

Как найти электронный УПД

Электронные документы живут отдельно от учётных: у реализации может не быть электронного документа, а у входящего УПД — ещё не быть поступления.

«Текущие дела ЭДО» — рабочий список документов, с которыми нужно что-то сделать: подписать, отправить, обработать. После завершения документооборота документ уходит из активных папок.

«Архив ЭДО» — все электронные документы: входящие, исходящие, завершённые, аннулированные. Здесь ищите, если нужно поднять УПД прошлого года или проверить, что именно вы отправили покупателю. Двойной щелчок по строке открывает просмотр документа с подписями и историей.

Если входящий УПД есть в архиве, а поступления нет, создайте его из электронного документа — как это сделать, описано в статье как загрузить УПД в 1С.

Готовые сценарии поиска

Покупатель называет номер УПД. «Продажи» → «Счета-фактуры выданные», строка поиска по номеру, затем переход к реализации по ссылке на основание.

Поставщик спрашивает, получили ли вы УПД. Сначала «Текущие дела ЭДО» → входящие, затем «Архив ЭДО» с отбором по контрагенту. Если электронного документа нет — «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», поиск по номеру поставщика.

Нужны все УПД по контрагенту за год. В журнале реализаций или поступлений установите период и отбор по контрагенту через «Настроить список». Для сверки сумм удобнее отчёт «Карточка счёта» по счёту 62 или 60 с отбором по контрагенту: в нём видны все документы, которые повлияли на расчёты.

Известна только сумма. Используйте расширенный поиск по колонке «Сумма» в журнале. Если сумма с копейками, ищите по точному совпадению — так будет меньше лишних строк.

Документ вроде был, но пропал. Включите показ помеченных на удаление и проверьте историю изменений, если она ведётся в вашей базе. Часто документ «пропадает» после того, как его перенесли в другой период или на другую организацию.

Если такие поиски у вас ежедневные, сохраните настройки списков: «Ещё» → «Сохранить настройки». Тогда нужный период, отборы и колонки будут открываться сразу, и не придётся настраивать журнал каждый раз заново.

Журнал учёта счетов-фактур и книги

Частый вопрос — где «журнал счетов-фактур». Важно различать:

• Списки «Счета-фактуры выданные» и «Счета-фактуры полученные» — это журналы документов в программе, они есть у всех. Из них можно распечатать реестр: «Печать» → «Реестр документов».
• Журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур — налоговый регистр, который ведут только посредники: комиссионеры, агенты, экспедиторы, застройщики. Обычной организации программа его не формирует, и это правильно.
• Книга продаж и книга покупок — регистры для декларации по НДС, в разделе «Отчёты» → «НДС». Если вы нашли УПД, но не понимаете, попал ли он в декларацию, проверяйте книгу.

Если декларация уже сдана и нужно понять, какой УПД попал в какую строку, формируйте книгу за нужный квартал и открывайте документ двойным щелчком прямо из отчёта — 1С перейдёт к счёту-фактуре.

Типовые проблемы и как их решить

• Документ есть у покупателя, а у вас не находится. Проверьте период списка и отбор по организации — в базе с несколькими юрлицами список часто отфильтрован по одной.
• Номер не совпадает. Ищите в счетах-фактурах выданных, а не в реализациях.
• Поиск работает медленно. На больших базах поиск по строке по всем колонкам тормозит. Используйте расширенный поиск по одной колонке или отбор. Если тормозит всё, а не только поиск, — см. статью почему тормозит 1С.
• Документ помечен на удаление. Помеченные документы в списке перечёркнуты, их можно скрыть настройкой. Проверьте, не удалил ли кто-то УПД по ошибке.
• Электронный документ есть, учётного нет. Документ не отражён в учёте — создайте поступление из входящего.
• Нет «Текущих дел ЭДО». Обмен электронными документами выключен в администрировании или у пользователя нет прав.

Если в базе бардак с документами, нужно настроить удобные отборы и отчёты или разобраться, куда пропадают УПД, — помогу удалённо: консультация программиста 1С, форматы УПД, ЭДО в 1С.

Итог

• Отдельного документа «УПД» в 1С нет: это реализация или поступление с признаком «УПД» плюс счёт-фактура.
• Номер УПД берётся из счёта-фактуры и может не совпадать с номером реализации — ищите в «Счетах-фактурах выданных».
• Для точного поиска используйте Alt+F, для старых документов — проверьте период списка.
• Электронные версии ищите в «Текущих делах ЭДО» и «Архиве ЭДО».
• Журнал учёта счетов-фактур ведут только посредники, остальным нужны списки счетов-фактур и книги.