Главное место ЭДО в 1С — рабочее место «Текущие дела ЭДО». В «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0» оно открывается из раздела «Продажи» → «Сервис» → «Текущие дела ЭДО» (или то же самое в разделе «Покупки»). Настройки обмена лежат в «Администрирование» → «Обмен электронными документами», а работа с конкретным документом — через кнопку «ЭДО» в самом документе.

Ниже — карта: где в 1С что находится по ЭДО, как быстро открыть нужное и что делать, если ЭДО в программе не видно совсем.

Почему ЭДО в 1С трудно найти

В 1С нет отдельного раздела меню с названием «ЭДО». Функции электронного документооборота встроены в разные места программы, и каждое отвечает за свою задачу:

  • рабочее место — ежедневная работа с входящими и исходящими;
  • архив — все документы, включая завершённые;
  • настройки программы — включение ЭДО, подписи, расписание обмена;
  • карточка организации — подключение, учётные записи, доверенности;
  • карточка контрагента — приглашения и настройки обмена с ним;
  • кнопка в документах — отправка и просмотр электронной версии.

Если понимать эту схему, искать становится просто. Пройдёмся по каждому месту.

Где в 1С текущие дела ЭДО

«Текущие дела ЭДО» — это почтовый ящик электронных документов. Здесь собраны только незавершённые дела: то, что нужно подписать, утвердить, отразить в учёте, и то, по чему вы ждёте ответа контрагента.

Как открыть в Бухгалтерии 3.0:

  1. Откройте раздел «Продажи» (или «Покупки»).
  2. Найдите подраздел «Сервис».
  3. Нажмите ссылку «Текущие дела ЭДО».

Что внутри:

  • Входящие — документы от поставщиков и покупателей. Внутри есть папки по действиям, например «Утвердить», «Подписать», «Отразить в учете», «Сопоставить».
  • Исходящие — то, что вы отправили или готовите к отправке. Папка «На контроле» показывает документы, по которым ждут действий контрагента или оператора.
  • Приглашения — статусы обмена с контрагентами.
  • Кнопка «Отправить и получить» — забирает новые документы у оператора и отправляет подготовленные.

Совет: если работаете с ЭДО каждый день, вынесите «Текущие дела ЭДО» на начальную страницу или добавьте в избранное. Тогда не придётся каждый раз заходить через раздел «Продажи».

Где в 1С архив ЭДО

Частая путаница: документ «пропал» из «Текущих дел». На самом деле он просто завершён — контрагент подписал, документооборот закрыт. Такие документы живут в «Архиве ЭДО».

Открыть архив можно двумя способами:

  1. По ссылке «Архив ЭДО» внизу формы «Текущие дела ЭДО».
  2. Через раздел «Администрирование» → подраздел «Сервис» → «Архив ЭДО».

В архиве есть отборы по организации, контрагенту, виду документа и периоду. Отсюда же удобно искать документ, если контрагент просит «переотправить УПД за прошлый месяц»: отбираете контрагента и период, открываете документ двойным щелчком и смотрите подписи и историю.

Где в 1С ЭДО: рабочее место с входящими и исходящими документами и архив
Где в 1С ЭДО: рабочее место с входящими и исходящими документами и архив

Где в 1С Бухгалтерии настройки ЭДО

Общие настройки программы

«Администрирование» → «Обмен электронными документами». Здесь:

  • флажок «Сервисы ЭДО» в группе «Обмен с контрагентами» — без него ЭДО в программе не работает;
  • настройки электронной подписи и шифрования;
  • расписание автоматического обмена (в клиент-серверной базе);
  • отложенная отправка — если включена, подписанные документы уходят не сразу, а по команде или по расписанию.

Карточка организации

«Главное» → «Организации» → откройте свою организацию → меню «ЭДО». Здесь подключение организации к сервису, «Учетные записи» (идентификатор участника, оператор, сертификаты) и машиночитаемые доверенности. Свой идентификатор и оператора удобнее всего смотреть именно тут — подробно об этом в статье идентификатор ЭДО в 1С.

Карточка контрагента

«Справочники» → «Контрагенты» → контрагент → меню «ЭДО». Отсюда отправляют приглашение к обмену и смотрят настройки отправки и получения документов с этим контрагентом. В списке контрагентов есть колонка, по значку в которой видно, настроен ли обмен.

Пошаговую настройку всего этого с нуля я описал в статье как настроить ЭДО в 1С, здесь только навигация.

Где посмотреть ЭДО в документе

В каждом документе, который можно отправить электронно — реализация, поступление, счёт-фактура, счёт, договор, — есть кнопка или подменю «ЭДО». Что через неё доступно:

  • «Просмотреть электронный документ» — открыть электронную версию, проверить реквизиты, подписи и историю;
  • отправка документа контрагенту;
  • переход в «Текущие дела ЭДО».

Под шапкой проведённого документа видна строка состояния ЭДО: «Не начат», «Ожидается подтверждение», «Завершен» и т. д. Если кликнуть по ней, откроется электронный документ.

Ещё одно удобное место — колонка «Состояние ЭДО» в списке документов. Например, в списке «Реализация (акты, накладные, УПД)» можно через «Ещё» → «Настроить список» поставить отбор по состоянию и сразу увидеть все отгрузки, которые не дошли до «Завершен». Это хороший ежемесячный контроль перед закрытием периода.

Где посмотреть подписи и историю документа

Когда контрагент говорит «мы не получали» или «у нас другая сумма», нужно открыть сам электронный документ, а не учётный. Делается это так:

  1. Откройте учётный документ, например реализацию.
  2. Нажмите «ЭДО» → «Просмотреть электронный документ» или кликните по строке состояния под шапкой.
  3. В форме электронного документа посмотрите вкладки с подписями и статусами.

Там видно, кто и когда подписал документ с вашей стороны, пришло ли извещение о получении, подписал ли контрагент и какой сертификат он использовал. Если подпись отмечена как неверная, проблема обычно в корневых сертификатах удостоверяющего центра на вашем компьютере, а не в самом документе.

Из этой же формы можно выгрузить документооборот целиком — пригодится, если налоговая или контрагент просят подтвердить, что документ был отправлен и получен.

Как открывать ЭДО быстрее

Если вы работаете с электронными документами каждый день, не ходите каждый раз через меню:

  • Избранное. Откройте «Текущие дела ЭДО», нажмите звёздочку в заголовке формы — ссылка появится в избранном.
  • Начальная страница. Через настройки начальной страницы добавьте туда «Текущие дела ЭДО»: форма будет открываться сразу при запуске программы.
  • Поиск по командам. В строке поиска в верхней части окна начните вводить «Текущие дела» или «Архив ЭДО».

Мелочь, но за месяц экономит заметное количество кликов, особенно если документов десятки в день.

Где ЭДО в УТ 11, КА и ERP

В «1С:Управлении торговлей 11», «Комплексной автоматизации» и «ERP» работает та же библиотека электронных документов, поэтому всё описанное выше там тоже есть: «Текущие дела ЭДО», архив, кнопка «ЭДО» в документах, меню «ЭДО» в карточках организации и контрагента.

Отличаются названия разделов:

  • общие настройки ЭДО ищите в разделе «НСИ и администрирование»;
  • рабочее место «Текущие дела ЭДО» — в разделах продаж и закупок.

Если в вашей конфигурации меню переделано программистом, быстрее всего воспользоваться поиском по командам в верхней части окна: введите «Текущие дела ЭДО» или «Архив ЭДО».

Если ЭДО через Диадок или СБИС

Если обмен идёт не через встроенный 1С-ЭДО, а через модуль оператора (расширение или внешнюю обработку Диадока, Saby), картина другая. Модуль добавляет свои команды и своё рабочее место — обычно в раздел, который выбрали при установке, или в «Дополнительные обработки». Типовые «Текущие дела ЭДО» в этом случае могут быть пустыми, и это нормально. Как устроена работа через Saby, я разбирал в статье настройка СБИС в 1С.

Типовые проблемы: ЭДО в 1С не видно

Нет ссылки «Текущие дела ЭДО» в разделе «Продажи». Проверьте флажок «Сервисы ЭДО» в «Администрирование» → «Обмен электронными документами». Если он стоит, а ссылки нет — раздел могли перенастроить. Откройте «Настройки навигации» раздела или воспользуйтесь поиском по командам.

Нет кнопки «ЭДО» в документе. Загляните в меню «Ещё» — кнопка могла уехать туда при настройке формы. Если и там нет, проверьте права пользователя: у роли должен быть доступ к ЭДО.

«Текущие дела ЭДО» пустые, хотя контрагент говорит, что отправил документ. Нажмите «Отправить и получить». Если документ так и не пришёл, проверьте, что приглашение с контрагентом в статусе «Принято», и что контрагент отправляет на правильный идентификатор. Пошагово такую диагностику описал в статье как проверить ЭДО в 1С.

Документ исчез из «Текущих дел». Скорее всего, документооборот завершён. Ищите в «Архиве ЭДО».

Работаете в нескольких базах и не понимаете, где документы. Один идентификатор ЭДО не стоит использовать в нескольких базах, включая тестовые копии: документы распакуются в той базе, где первыми нажали «Отправить и получить», а в рабочей появятся ошибки.

Если не можете найти ЭДО в своей конфигурации, меню переделано или нужно разобраться с правами пользователей — помогу удалённо: настройка ЭДО в 1С, консультация программиста 1С.

Итог

  • Ежедневная работа с ЭДО в Бухгалтерии 3.0 — в «Продажи» (или «Покупки») → «Сервис» → «Текущие дела ЭДО».
  • Завершённые документы не пропадают, а уходят в «Архив ЭДО» — ссылка внизу «Текущих дел» или в «Администрирование» → «Сервис».
  • Общие настройки — «Администрирование» → «Обмен электронными документами», подключение и учётные записи — в карточке организации.
  • Приглашения и обмен с конкретным контрагентом — в его карточке, меню «ЭДО».
  • В документах ищите кнопку «ЭДО» и строку состояния под шапкой, в списках — колонку «Состояние ЭДО».
  • В УТ, КА и ERP всё то же, но настройки — в «НСИ и администрирование».