Настройка номенклатуры в 1С: виды номенклатуры, карточка товара и счета учёта

Настройка номенклатуры в 1С состоит из трёх частей: виды номенклатуры (товар, материал, продукция, услуга), правильно заполненная карточка каждой позиции и счета учёта номенклатуры, по которым программа понимает, на какой счёт приходовать и списывать. Если эти три вещи настроены один раз, документы заполняются сами, а проводки идут на нужные счета. Справочник находится в «Справочники» → «Товары и услуги» → «Номенклатура».

Ниже — пошаговая настройка в «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0», отличия в УТ и КА и ошибки, которые встречаются чаще всего.

Как устроен справочник номенклатуры

В справочнике «Номенклатура» хранится всё, что вы покупаете и продаёте: товары, материалы, готовая продукция, услуги, тара, оборудование. Важно понимать три понятия:

• Группа (папка) — просто способ навести порядок в списке. Группы удобно делать по смыслу: «Товары для перепродажи», «Материалы», «Услуги».
• Вид номенклатуры — тип позиции. От него зависят счета учёта по умолчанию и то, в какие табличные части документов позицию можно выбрать.
• Номенклатурная группа — аналитика для учёта выручки и затрат (субконто на счетах 90 и 20). Она нужна, если вы хотите видеть выручку и себестоимость в разрезе направлений.

Путать группу справочника и номенклатурную группу — классическая ошибка: первое для удобства списка, второе для бухгалтерской аналитики.

Шаг 1. Настройте виды номенклатуры

Часть видов программа создаёт сама, в зависимости от включённой функциональности: товары, материалы, продукция, услуги, оборудование, возвратная тара. Свои виды стоит добавлять, когда у групп позиций разный учёт — например, «ГСМ» или «Спецодежда».

1. Откройте список видов номенклатуры (ссылка находится в разделе «Справочники» рядом с номенклатурой).
2. Нажмите «Создать».
3. Укажите наименование вида.
4. Если это услуга, поставьте флажок «Услуга». Позиции такого вида будут выбираться на вкладке услуг в документах реализации и поступления, а не на вкладке товаров.
5. Запишите.

Не плодите десятки видов «на всякий случай»: каждый вид — это ещё одна строка в настройке счетов учёта, которую нужно поддерживать.

Шаг 2. Заполните карточку номенклатуры

1. Откройте «Справочники» → «Товары и услуги» → «Номенклатура».
2. Встаньте в нужную группу и нажмите «Создать».
3. Выберите вид номенклатуры — с него начинайте, потому что от вида зависят остальные поля.
4. Заполните наименование — короткое, для поиска в списке.
5. Проверьте полное наименование — именно оно попадёт в счета, УПД и накладные. Пишите так, как товар должен называться в документах для покупателя.
6. Укажите единицу измерения (шт, кг, м, услуга).
7. Укажите ставку НДС — она будет подставляться в документы. После перехода на 22% и появления НДС на упрощёнке проверьте ставки у всех позиций.
8. При необходимости заполните артикул, номенклатурную группу, страну происхождения, код ТН ВЭД и ОКПД 2 — они нужны для импортных и прослеживаемых товаров, госзакупок и некоторых форматов УПД.
9. Нажмите «Записать».

В свежих версиях Бухгалтерии (начиная с 3.0.104) карточку можно заполнить из сервиса «1С:Номенклатура» — по штрихкоду или поиску по наименованию и артикулу. После загрузки из сервиса всё равно укажите вид номенклатуры и номенклатурную группу — их сервис не знает.

Для маркированных товаров в карточке есть отдельные признаки и вид продукции — об этом подробно в статье про коды маркировки в 1С.

Шаг 3. Настройте счета учёта номенклатуры

Это самая важная и самая недооценённая часть. Счета учёта номенклатуры — это правила, по которым 1С подставляет в документы счёт учёта (41.01, 10.01, 43 и т. д.), счета доходов и расходов при продаже, счета НДС.

Правило можно задать на разных уровнях:

• для всех позиций (общее правило по умолчанию);
• для организации;
• для вида номенклатуры;
• для группы справочника;
• для конкретной позиции;
• для склада или типа склада (например, для розничного склада с учётом по продажной стоимости).

Работает принцип «точнее — главнее»: правило для конкретной позиции важнее правила для вида, а правило для вида важнее общего.

Как настроить:

1. Откройте настройку счетов учёта номенклатуры (ссылка есть в разделе справочников и в карточке позиции, в блоке «Счета учёта»).
2. Проверьте, какие правила уже созданы по умолчанию.
3. Создайте правило для нужного уровня: например, для вида «Материалы» — счёт учёта 10.01, для вида «Товары» — 41.01, для «Продукции» — 43.
4. Для услуг заполните счета доходов и расходов при продаже.
5. Запишите и откройте карточку позиции — в блоке «Счета учёта» должны отображаться ожидаемые счета.

Если у вас торговля и всё приходуется на 41.01, достаточно правил по умолчанию. Свою настройку стоит делать, когда в базе есть материалы, продукция, спецодежда или оборудование к установке.

Как поддерживать справочник в порядке

Номенклатура разрастается быстро: сотни позиций от поставщиков, разовые услуги, товары, которые больше не продаются. Несколько правил, которые помогают:

• Договоритесь о структуре групп и придерживайтесь её. Новые позиции создавайте сразу в нужной группе, а не в корне справочника.
• Назначьте ответственного за создание новых позиций. Когда номенклатуру заводят все подряд, появляются дубли и позиции с пустыми реквизитами.
• Не удаляйте использованные позиции. Если товар больше не продаётся, перенесите его в группу «Архив» или пометьте на удаление — удалить позицию, на которую ссылаются документы, программа не даст.
• Массовые изменения делайте обработкой. Чтобы поменять ставку НДС, номенклатурную группу или вид у сотен позиций, используйте групповое изменение реквизитов: отбираете нужные позиции, указываете новое значение и применяете ко всем сразу.
• Штрихкоды храните в 1С. Если вы работаете со сканером, записывайте штрихкоды товаров в 1С — тогда позиции находятся по сканированию. Как подключить сканер, я разбирал в статье про настройку сканера в 1С.

Отдельно про цены: в Бухгалтерии цены продажи хранятся не в карточке, а в документах установки цен по типам цен. Из карточки на них есть ссылка, но менять цены удобнее массово, документом.

Отличия в УТ и КА

В «Управлении торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» номенклатура устроена сложнее: виды номенклатуры там определяют ещё и набор дополнительных реквизитов, использование характеристик и серий, правила формирования наименования. Бухгалтерские счета в КА настраиваются отдельно — через настройки счетов учёта и аналитику учёта номенклатуры в регламентированном учёте. Логика «от вида к позиции» сохраняется, но сам путь в программе другой.

Типовые ошибки и как их исправить

• Товар попал на 10 счёт вместо 41. Позиции дали вид «Материалы» или для её группы есть правило на счёт 10. Исправьте вид или правило и перезаполните счета в документах, где позиция уже использовалась.
• Услугу не выбрать на вкладке «Товары» (и наоборот). У вида номенклатуры стоит или не стоит флажок «Услуга». Это не ошибка, а правило: услуги — на вкладке услуг.
• В счёте покупателю странное название. Не заполнено или заполнено неудачно полное наименование — в печатные формы идёт именно оно.
• Дубли в справочнике. Один и тот же товар заведён несколько раз — от поставщиков по ЭДО, вручную, из Excel. Помогает сопоставление номенклатуры при загрузке документов, о нём — в статье про сопоставление номенклатуры в ЭДО. Существующие дубли нужно объединять аккуратно, с проверкой остатков.
• Неверная ставка НДС в документах. Ставка подставляется из карточки. Проверьте карточку, а при массовом изменении — используйте групповое изменение реквизитов, а не правку вручную.
• Номенклатурная группа не заполнена. Выручка и себестоимость не делятся по направлениям, а при закрытии месяца могут появиться вопросы по распределению затрат.

Если номенклатуры тысячи позиций, её нужно загрузить из прайса поставщика или навести порядок после нескольких лет «как получится», — помогу удалённо: загрузка в 1С из Excel, ввод остатков и перенос данных или консультация программиста 1С.

Итог

• Номенклатура в Бухгалтерии — «Справочники» → «Товары и услуги» → «Номенклатура».
• Сначала настройте виды номенклатуры, потом заполняйте карточки, начиная с вида.
• Полное наименование идёт в печатные формы, ставка НДС — в документы.
• Счета учёта номенклатуры задаются правилами: от общего к конкретной позиции, точное правило главнее.
• Группа справочника и номенклатурная группа — разные вещи.
• После исправления вида или счетов перезаполните счета в уже введённых документах.