Чтобы сделать УПД в 1С, откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)», создайте документ реализации, заполните покупателя и товары, внизу формы выберите вариант «УПД» и проведите документ. Распечатать УПД можно кнопкой «Печать» → «Универсальный передаточный документ (УПД)», а отправить электронно — через кнопку «ЭДО». Отдельного документа «УПД» в программе нет: это способ оформления реализации.

Ниже — пошагово для «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0»: статус 1 и 2, УПД на товары и услуги, на несколько отгрузок, печать и отправка, частые ошибки.

Что такое УПД и какой статус выбрать

Универсальный передаточный документ объединяет в одном бланке первичный документ об отгрузке (вместо накладной или акта) и, при необходимости, счёт-фактуру. Отсюда два статуса:

  • Статус 1 — УПД является и счётом-фактурой, и передаточным документом. Это вариант для плательщиков НДС: один документ вместо двух.
  • Статус 2 — только передаточный документ, без функции счёта-фактуры. Подходит, если вы не платите НДС (например, УСН без НДС) или счёт-фактуру оформляете отдельно.

В 1С статус определяется не отдельным флажком «статус», а тем, как вы оформили реализацию:

  • выбран вариант УПД — документ получит статус 1 (у плательщика НДС);
  • выбрано оформление со счётом-фактурой отдельно («Выписать счет-фактуру») — накладная или акт и отдельный счёт-фактура;
  • у организации без НДС печатная форма УПД получится со статусом 2.

Если вы с 2025 года применяете УСН с НДС, проверьте учётную политику: от неё зависит, будет ли программа считать НДС и предлагать статус 1. В 2026 году основная ставка НДС — 22%; убедитесь, что в номенклатуре и документах стоит правильная ставка.

Как создать УПД в 1С на товары

  1. Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)».
  2. Нажмите «Реализация» и выберите вид «Товары (накладная, УПД)».
  3. Заполните шапку: организацию, склад, контрагента и договор.
  4. В табличной части добавьте товары: количество, цену, ставку НДС.
  5. Проверьте грузоотправителя и грузополучателя, если они отличаются от продавца и покупателя, — для них в форме есть отдельная ссылка.
  6. Внизу формы выберите вариант «УПД».
  7. Нажмите «Провести».

Если покупатель тот же, что и в прошлый раз, удобнее создавать реализацию на основании счёта покупателю: шапка и товары заполнятся автоматически.

Как сделать УПД на услуги

  1. В том же списке нажмите «Реализация» → «Услуги (акт, УПД)».
  2. Заполните контрагента, договор и услуги с суммами.
  3. Внизу формы выберите «УПД».
  4. Проведите документ.

Если в одной отгрузке и товары, и услуги, используйте вид «Товары, услуги, комиссия» — тогда всё попадёт в один УПД.

Как распечатать УПД

  1. В проведённой реализации нажмите «Печать».
  2. Выберите «Универсальный передаточный документ (УПД)».
  3. Проверьте печатную форму: статус в левом верхнем углу, реквизиты, подписи.

В печатной форме подставляются ответственные лица организации — руководитель и главный бухгалтер. Если подписи пустые или указаны старые сотрудники, поправьте ответственных лиц в карточке организации. Если стандартный макет не подходит (нужен логотип, другое расположение полей), можно сделать свою печатную форму — но для УПД лучше не менять обязательные реквизиты.

Как сделать УПД в 1С: несколько отгрузок в одном документе и выбор варианта оформления
Как сделать УПД в 1С: несколько отгрузок в одном документе и выбор варианта оформления

Что проверить в УПД перед отправкой покупателю

Большинство возвратов УПД от покупателей — из-за мелочей в реквизитах. Перед печатью или отправкой пробегитесь по списку:

  1. Реквизиты покупателя. ИНН, КПП и адрес должны совпадать с выпиской ЕГРЮЛ. Если у покупателя сменился адрес или КПП, обновите карточку контрагента до проведения реализации.
  2. Договор. Номер и дата договора попадают в УПД как основание передачи. Неправильный договор — частая причина отказа подписать.
  3. Грузоотправитель и грузополучатель. Для товаров они должны соответствовать реальной поставке; для услуг обычно не заполняются.
  4. Ставка и сумма НДС. Проверьте ставку по каждой строке, особенно если в документе товары с разными ставками.
  5. Страна происхождения и номер декларации. Для импортных товаров эти данные должны быть заполнены по партии.
  6. Коды маркировки. Если товар маркируется, коды должны быть в документе — иначе покупатель не сможет принять товар в системе маркировки.
  7. Подписанты. Для бумажного УПД — ответственные лица организации, для электронного — сертификат и, если подписывает сотрудник, машиночитаемая доверенность.

Если покупатель — крупная сеть, у неё часто есть дополнительные требования к УПД: номер заказа, код поставщика, GLN точки доставки. Их обычно передают в дополнительных полях электронного документа — уточните требования у покупателя до первой отгрузки, а не после отказа.

Как выписать один УПД на несколько отгрузок

Бывает, что за день или неделю было несколько реализаций одному покупателю, а он просит один документ.

  1. Откройте одну из реализаций.
  2. Создайте на её основании «Счет-фактура выданный».
  3. В счёте-фактуре перейдите по ссылке «Документы-основания» и добавьте остальные реализации этому покупателю.
  4. Запишите и распечатайте УПД из счёта-фактуры.

Реализации должны быть по одному покупателю и договору — иначе объединить их не получится.

Учтите, что сводный документ — это компромисс. Каждая реализация остаётся отдельной в учёте, а покупатель получает один УПД на все. Если отгрузки в разные дни и покупатель принимает товар по каждой отдельно, ему может быть удобнее получать УПД на каждую отгрузку. Договоритесь об этом заранее, особенно если работаете по ЭДО: исправлять сводный документ, в котором ошибка только в одной из отгрузок, сложнее.

Как отправить УПД по ЭДО

Если ЭДО подключено и с покупателем настроен обмен:

  1. Откройте проведённую реализацию.
  2. Нажмите «ЭДО» → «Просмотреть электронный документ» и проверьте данные.
  3. Нажмите «Подписать и отправить».

Электронный УПД формируется по формату ФНС 5.03 (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). Старые форматы для электронных счетов-фактур с 2025 года уже не принимаются, поэтому, если покупатель жалуется на формат, проверьте, обновлена ли 1С. Всё про отправку и рабочее место «Текущие дела ЭДО» — в статье как отправить документы по ЭДО в 1С, а про передачу файла вручную — как выгрузить УПД из 1С в XML.

Как сделать УПД в УТ 11 и КА

В «1С:Управлении торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» УПД тоже печатается из документа реализации:

  1. «Продажи» → «Документы продажи» → создайте реализацию товаров и услуг.
  2. Заполните и проведите документ.
  3. Через «Печать» выберите универсальный передаточный документ.

Счёт-фактура в этих конфигурациях регистрируется по-своему, поэтому перед массовой работой проверьте, как у вас настроено оформление счетов-фактур при реализации.

Типовые ошибки при формировании УПД

  • В печатной форме статус 2, хотя вы платите НДС. Скорее всего, в реализации выбрано оформление «накладная + счёт-фактура», а не УПД, или в учётной политике организации не установлена система налогообложения с НДС.
  • В списке печатных форм нет УПД. Проверьте вид операции реализации: у некоторых видов операций печать УПД может быть недоступна. Также откройте меню «Печать» полностью — пункт мог уйти вниз списка.
  • Нет подписей или стоят уволенные сотрудники. Обновите ответственных лиц в карточке организации.
  • Покупатель просит исправить УПД после подписи. Не меняйте проведённый документ — оформите исправленный или корректировочный УПД. Как это сделать, разобрано в статье как исправить УПД в 1С.
  • Не та ставка НДС. Проверьте ставку в карточке номенклатуры и в строке документа, особенно в переходные периоды и для льготных товаров.
  • Не можете понять, ушёл ли УПД покупателю. Посмотрите строку состояния ЭДО под шапкой реализации. Расшифровку состояний я давал в статье статус УПД в 1С.

Если УПД формируется с ошибками, нужен свой макет печатной формы или контрагент не принимает ваш формат — помогу удалённо: форматы УПД и XML для ЭДО, настройка ЭДО в 1С.

Итог

  • В Бухгалтерии 3.0 УПД делается из документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» — отдельного документа нет.
  • Статус 1 — УПД вместо счёта-фактуры и накладной, статус 2 — только передаточный документ.
  • Для товаров — вид «Товары (накладная, УПД)», для услуг — «Услуги (акт, УПД)», внизу формы выбирается вариант «УПД».
  • Печать — «Печать» → «Универсальный передаточный документ (УПД)»; электронная отправка — «ЭДО» → «Подписать и отправить».
  • Один УПД на несколько отгрузок — через «Счет-фактура выданный» и «Документы-основания».
  • Подписанный УПД не правят, а исправляют исправленным или корректировочным документом.