Как отправить документы по ЭДО в 1С: УПД, акт, договор и где найти «Текущие дела ЭДО»

Чтобы отправить документ по ЭДО в 1С, откройте проведённый документ (например, «Реализация (акт, накладная, УПД)»), нажмите на панели «ЭДО», проверьте электронную версию и нажмите «Подписать и отправить». Дальше программа сама передаст файл оператору, а ответ покупателя вы получите кнопкой «Отправить и получить» в рабочем месте «Текущие дела ЭДО». Работает это, только если ЭДО уже подключено, есть электронная подпись и с контрагентом настроен обмен.

В статье — пошагово про УПД, акт и договор, где в 1С искать ЭДО и что делать, если документ не уходит.

Что должно быть готово до первой отправки

Прежде чем жать кнопки, проверьте три вещи. Без них «Подписать и отправить» не сработает.

1. Подключён сервис ЭДО. В типовых программах 1С это обычно 1С-ЭДО или модуль оператора (Диадок, СБИС и другие), подключённый через настройки. Проверить можно в Администрирование — Настройки программы — Обмен электронными документами.
2. Есть действующая электронная подпись. Сертификат руководителя или сотрудника с МЧД должен быть установлен на компьютере и добавлен в 1С. Если подписывает не руководитель, нужна машиночитаемая доверенность.
3. С контрагентом настроен обмен. Вы отправили приглашение, и он его принял. Статус приглашения видно в «Текущих делах ЭДО» в разделе приглашений: пока висит «Ожидаем согласия», документы этому контрагенту не уйдут.

Где в 1С ЭДО

В «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0» ЭДО встречается в трёх местах:

• Кнопка или подменю «ЭДО» в документах. Есть в реализации, поступлении, счёте-фактуре, акте, договоре. Если кнопки не видно, она может прятаться в меню «Ещё — ЭДО».
• Рабочее место «Текущие дела ЭДО». Это «почтовый ящик» электронных документов: входящие, исходящие, приглашения, архив. В Бухгалтерии открывается через Продажи — Сервис — Текущие дела ЭДО.
• Настройки. Администрирование — Настройки программы — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами — Настройки ЭДО. Здесь хранятся настройки по каждому контрагенту: учётные записи, формат документов, регламент.

В УТ 11, КА и ERP логика та же, но разделы называются иначе: настройки ищите в НСИ и администрирование, а «Текущие дела ЭДО» — в разделах продаж и закупок.

Как отправить УПД по ЭДО в 1С

Самый частый сценарий — отправить покупателю УПД на отгрузку.

1. Откройте Продажи — Реализация (акты, накладные, УПД) и создайте документ.
2. Заполните покупателя, договор, товары или услуги.
3. Внизу формы проверьте, что выбран вариант УПД — тогда уйдёт один универсальный передаточный документ, а не накладная плюс отдельный счёт-фактура.
4. Проведите документ. Под шапкой появится состояние ЭДО: «Не начат».
5. Нажмите ЭДО — Просмотреть электронный документ. Откроется электронная версия: проверьте реквизиты, суммы, ставку НДС, данные подписанта.
6. Нажмите «Подписать и отправить», выберите сертификат, введите пароль и подтвердите.
7. Программа отправит документ оператору. Состояние ЭДО поменяется, его видно и в самом документе, и в списке.
8. Когда покупатель подпишет УПД, откройте «Текущие дела ЭДО» и нажмите «Отправить и получить». Состояние должно стать «Завершен».

Обратите внимание: в списке «Текущих дел ЭДО» по одной сделке вы можете видеть две учётные строки — реализацию и счёт-фактуру. Это особенность отображения. Покупателю при этом уходит один файл УПД — это можно проверить, выгрузив документооборот целиком из карточки электронного документа.

Если УПД уходит в старом формате

С 2025 года для электронных счетов-фактур и УПД действует формат 5.03 (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). В свежих версиях модуля ЭДО переход на него автоматический. Если у контрагента в настройках ЭДО стоит флажок, запрещающий автоматическое обновление формата, его нужно сменить вручную в Настройках ЭДО — Настройки отправки документов. Подробнее о форматах — в отдельной статье про формат УПД в 1С.

Как отправить акт по ЭДО

Акт об оказании услуг в Бухгалтерии оформляется тем же документом «Реализация», только с видом «Услуги (акт, УПД)». Порядок отправки не отличается от УПД: провести, ЭДО — Просмотреть электронный документ, «Подписать и отправить». С 2026 года отдельные электронные форматы акта и накладной по приказам ММВ-7-10/551 и ММВ-7-10/552 больше не применяются — вместо них используется УПД.

Как отправить договор по ЭДО в 1С

Договор — неформализованный документ, у него нет строгого XML-формата, поэтому его отправляют как файл (обычно PDF) с подписью. Есть два способа.

Из карточки договора

1. Откройте Справочники — Договоры (в упрощённом интерфейсе — «Контрагенты — Договоры») и выберите договор.
2. При необходимости подготовьте текст по шаблону из Справочники — Шаблоны договоров.
3. Нажмите ЭДО — Отправить электронный документ.
4. Подпишите и отправьте.

Как произвольный документ

Этот способ подходит для любого файла: договора, допсоглашения, письма, сверки.

1. Откройте «Текущие дела ЭДО» и перейдите на вкладку «Исходящие».
2. Выберите создание произвольного документа.
3. Укажите организацию, контрагента и вид документа.
4. Прикрепите файл. Удобно заранее сохранить нужную печатную форму в PDF.
5. При желании свяжите документ с учётным документом через ссылку «Подбор».
6. Нажмите «Подписать и отправить».

Договор считается подписанным, когда контрагент поставит свою подпись. Статус станет «Завершен», а подписанный файл останется в карточке электронного документа.

Текущие дела ЭДО: как с ними работать

Это главное окно для ежедневной работы. Что в нём важно:

• «Отправить и получить» — кнопка, которая забирает новые документы от оператора и отправляет подготовленные. Нажимайте её хотя бы раз в день или настройте регламентное задание, если у вас серверная база.
• Входящие — документы от поставщиков. Откройте двойным щелчком, проверьте и выберите «Подписать и отправить» или «Отклонить». По входящему УПД можно сразу создать поступление в учёте.
• Исходящие — то, что вы отправили, и то, что ждёт вашей подписи или ответа контрагента.
• Приглашения — статусы обмена с контрагентами.
• Архив — завершённые документы, чтобы не мешали в рабочих списках.

Типовые ошибки и как их решить

Нет кнопки «ЭДО» в документе. Проверьте, включён ли обмен электронными документами в настройках программы и есть ли у пользователя права на ЭДО. Заодно загляните в меню «Ещё» — кнопка могла уехать туда.

«Не настроен обмен с контрагентом». Приглашение не отправлено или не принято. Отправьте приглашение из карточки контрагента командой ЭДО — Пригласить к обмену электронными документами и дождитесь согласия. Если контрагент работает у другого оператора, может понадобиться роуминг.

Документ отправлен не тому адресату. У одной организации бывает несколько учётных записей ЭДО (разные операторы, разные КПП). Проверьте, какой идентификатор указан в настройке ЭДО с этим контрагентом.

Ошибка подписи. Истёк срок сертификата, не установлен криптопровайдер или сертификат не добавлен в 1С. Проверьте сертификат в настройках электронной подписи и шифрования.

Документ «висит» в статусе ожидания. Нажмите «Отправить и получить». Если не меняется долго, проверьте статус у оператора ЭДО — иногда документ ждёт подтверждения оператора.

Покупатель отклонил документ. Откройте карточку и прочитайте причину. Исправьте учётный документ и отправьте электронный заново или оформите исправление.

Ошибки формата или незаполненные поля. Перед подписью всегда смотрите «Просмотреть электронный документ» — программа подсвечивает обязательные реквизиты, которых не хватает.

Если не получается отправить документы или нужно настроить обмен под ваш учёт, помогу удалённо: подключу и настрою ЭДО в 1С, разберусь с электронной подписью и проверю, что УПД уходит в правильном формате.

Итог

• Отправить документ по ЭДО в 1С можно прямо из документа: «ЭДО — Просмотреть электронный документ», затем «Подписать и отправить».
• Перед первой отправкой нужны подключённый сервис ЭДО, действующая подпись и принятое контрагентом приглашение.
• «Текущие дела ЭДО» в Бухгалтерии открываются через «Продажи — Сервис»; там входящие, исходящие, приглашения и кнопка «Отправить и получить».
• Договор и любые файлы отправляются из карточки договора или как произвольный документ с вложением PDF.
• Документооборот завершён только после ответа контрагента — следите, чтобы статус стал «Завершен».
• Большинство проблем решаются проверкой приглашения, сертификата и идентификатора контрагента.