Настройка почты в 1С сводится к созданию учётной записи электронной почты: в «1С:Бухгалтерии 8» откройте «Администрирование» → «Органайзер» → «Учётные записи электронной почты», укажите адрес и пароль, и программа сама подберёт параметры для популярных сервисов. После этого счета, акты и сверки можно отправлять клиентам прямо из печатной формы, а 1С подставит адрес из карточки контрагента. Для Яндекса, Mail.ru и Gmail почти всегда нужен не обычный пароль, а пароль приложения.

Дальше — пошаговая настройка, ручные параметры SMTP, отправка документов и разбор ошибок.

Что подготовить

  1. Адрес почты, с которого будут уходить письма. Лучше общий ящик компании (например, buh@ или info@), а не личный адрес бухгалтера: клиенты отвечают туда, и переписка не теряется при смене сотрудника.
  2. Пароль приложения. В Яндексе, Mail.ru и Gmail вход из сторонних программ по обычному паролю обычно запрещён. В настройках безопасности почтового сервиса создайте пароль для приложения (в Gmail для этого должна быть включена двухэтапная аутентификация). В Яндексе и Mail.ru также проверьте, что в настройках ящика разрешён доступ почтовым программам.
  3. Параметры сервера — если почта корпоративная, на своём домене или у хостинга. Их даёт администратор.
  4. Права администратора в 1С — создавать учётные записи может пользователь с соответствующими правами.

Как настроить учётную запись электронной почты в 1С

Автоматическая настройка

Для популярных почтовых сервисов этот вариант работает в большинстве случаев:

  1. Откройте «Администрирование» → «Органайзер».
  2. Перейдите по ссылке «Учётные записи электронной почты».
  3. Нажмите «Создать».
  4. Введите адрес электронной почты и пароль (пароль приложения).
  5. Оставьте вариант с автоматическим определением параметров подключения — он отмечен как рекомендуемый.
  6. Нажмите «Создать» и дождитесь, пока программа проверит подключение.

Если всё прошло успешно, учётная запись появится в списке. Если 1С не смогла подобрать параметры, переходите к ручной настройке.

Настройка почты в 1С: учётная запись и защищённое подключение к почтовому серверу
Настройка почты в 1С: учётная запись и защищённое подключение к почтовому серверу

Ручная настройка SMTP

  1. При создании учётной записи выберите настройку параметров подключения вручную.
  2. В блоке исходящей почты (SMTP) укажите сервер, порт и включите защищённое соединение SSL.
  3. Если нужно получать письма в 1С, заполните и блок входящей почты (IMAP или POP).
  4. Укажите имя отправителя — его клиент увидит в поле «От кого». Удобно писать название компании.
  5. Убедитесь, что включено использование учётной записи для отправки писем.
  6. Запишите учётную запись и проверьте настройки.

Параметры для распространённых сервисов:

  • Яндекс Почта: SMTP smtp.yandex.ru, порт 465, SSL. Входящая — imap.yandex.ru (порт 993) или pop.yandex.ru (порт 995), SSL.
  • Mail.ru: SMTP smtp.mail.ru, порт 465, SSL. Входящая — imap.mail.ru, порт 993, SSL.
  • Gmail: SMTP smtp.gmail.com, порт 465, SSL. Входящая — imap.gmail.com, порт 993, SSL.
  • Корпоративная почта: адрес сервера и порт уточните у администратора. Часто это 465 с SSL или 587 с шифрованием STARTTLS.

Если в учётной записи сохранить пароль, письма будут уходить без дополнительного запроса. Если не сохранять — 1С спросит пароль при каждой отправке. Для общей учётной записи, которой пользуются несколько бухгалтеров, обычно пароль сохраняют, а доступ ограничивают правами.

Как отправить документ по почте из 1С

Из печатной формы

  1. Откройте документ, например «Счёт покупателю».
  2. Нажмите «Печать» и выберите нужную форму.
  3. В открывшейся печатной форме нажмите кнопку отправки по почте (значок конверта; в разных версиях она называется «Письмо» или «Отправить»).
  4. Оставьте формат вложения PDF или выберите другой.
  5. Проверьте адрес получателя, тему и текст письма.
  6. Нажмите «Отправить».

Из документа или списка

Кнопка отправки по почте есть и в самом документе, и в списке документов. Программа предложит выбрать печатные формы, которые нужно вложить, — например, счёт и договор сразу. Это удобно, когда отправляете комплект.

Откуда берётся адрес получателя

1С подставляет адрес из контактной информации контрагента или контактного лица. Заполните поле электронной почты в карточке контрагента один раз — и при следующих отправках адрес будет подставляться сам. Если адресов несколько, их можно перечислить или выбрать при отправке.

Общая или личная учётная запись

В 1С можно завести несколько учётных записей. Обычно делают так:

  • Общая учётная запись компании — для счетов, актов и сверок. Ею пользуются все бухгалтеры и менеджеры, а клиенты получают письма с одного узнаваемого адреса.
  • Личные учётные записи — если сотрудники ведут переписку с клиентами от своего имени и хотят видеть ответы.

Если учётных записей несколько, при отправке письма можно выбрать, с какой отправлять. Для личной записи обычно указывают владельца — тогда другие пользователи её не видят и не могут отправить письмо от чужого имени.

Что проверить перед первой отправкой

  1. Отправьте тестовое письмо самому себе и откройте вложение — PDF должен читаться, а название файла быть понятным.
  2. Проверьте имя отправителя: клиент должен сразу понять, от кого письмо.
  3. Посмотрите, не попало ли письмо в спам. Если попало — разбирайтесь с настройками домена до того, как начнёте рассылать счета.
  4. Заполните адреса электронной почты у основных контрагентов, чтобы не вводить их каждый раз.
  5. Договоритесь в команде, кто отвечает на письма, пришедшие в ответ на рассылку из 1С.

Почта и ЭДО — не одно и то же

Документ в PDF по почте — это просто картинка документа. Юридически значимым он не становится, и контрагенту всё равно нужен оригинал на бумаге или по ЭДО. Если вы регулярно отправляете УПД и акты одним и тем же клиентам, удобнее подключить электронный документооборот: документы подписываются КЭП и сразу имеют силу оригинала. Как это работает, рассказываю в статье как отправить документы по ЭДО в 1С, а начать стоит с настройки ЭДО.

Получение писем в 1С

Входящую почту в 1С настраивают реже, но такая возможность есть: если в учётной записи заполнены параметры IMAP или POP и включено получение, письма загружаются в программу и могут быть связаны с контрагентами. Для бухгалтерии это обычно лишнее — проще читать ответы в обычном почтовом клиенте. А вот для отдела продаж, который ведёт переписку прямо из 1С, это бывает удобно.

Типовые ошибки при настройке почты в 1С

  • Ошибка аутентификации, «неверный логин или пароль». Указан обычный пароль от ящика, а сервис требует пароль приложения. Создайте его в настройках безопасности почты и укажите в 1С. Также проверьте, что в почте разрешён доступ почтовым клиентам.
  • «Отказ в установлении соединения», ошибка подключения к SMTP. Неверный сервер или порт, либо SSL выключен при порте 465. Сверьте параметры с инструкцией почтового сервиса.
  • Соединение не устанавливается вообще. Порт закрыт антивирусом, межсетевым экраном или политикой сети провайдера. Попробуйте другой порт (465 или 587) и проверьте с другого компьютера.
  • Пароль со спецсимволами не принимается. Иногда проблемы вызывают символы вроде «&». Если ошибка непонятная, а пароль точно верный, попробуйте пароль без спецсимволов.
  • Письма уходят, но попадают в спам. Имя отправителя не совпадает с доменом, у корпоративного домена не настроены записи SPF и DKIM, или письма идут с бесплатного ящика от имени компании. Это решается на стороне почтового домена.
  • У одного пользователя работает, у другого нет. Учётная запись может быть личной (доступной только её владельцу) или общей. Проверьте, кому она доступна, и права пользователя.
  • В 1С:Фреш или на терминальном сервере почта не уходит. Отправка идёт с сервера, где работает 1С, — проверьте, разрешены ли там исходящие подключения на нужный порт.

Если нужно настроить рассылку счетов и актов по расписанию, свой шаблон письма или автоматическую отправку сверок — это уже доработка, помогу удалённо: доработка 1С, консультация программиста 1С, а для юридически значимого обмена — настройка ЭДО в 1С.

Итог

  • Учётная запись почты в Бухгалтерии создаётся в «Администрирование» → «Органайзер» → «Учётные записи электронной почты».
  • Для Яндекса, Mail.ru и Gmail нужен пароль приложения, а не пароль от ящика.
  • Если автоматическая настройка не сработала, укажите SMTP-сервер, порт 465 и SSL вручную.
  • Документ отправляется из печатной формы кнопкой с конвертом, вложение по умолчанию — PDF.
  • Адрес получателя берётся из карточки контрагента — заполните его один раз.
  • Почта не заменяет ЭДО: для юридически значимых документов нужен электронный документооборот.