Чтобы принять ЭТрН в 1С, нажмите «Отправить и получить» в «Текущих делах ЭДО», откройте накладную из папки «Подписать», укажите результат приёмки груза и нажмите «Отправить» — программа подпишет титул грузополучателя квалифицированной подписью. Если есть замечания по грузу, их указывают в том же титуле, а при отказе выбирают «Не принят» и пишут причину.
Ниже — что настроить заранее, как принять накладную без замечаний, с расхождениями и с отказом, и как связать ЭТрН с поступлением в «1С:Бухгалтерии 3.0».
Что должно быть настроено
Грузополучателю тоже нужна подготовка, иначе накладная не дойдёт или её некому будет подписать.
- 1С-ЭДО подключено, организация зарегистрирована у оператора. Порядок подключения — в статье как настроить ЭДО в 1С.
- Обмен ЭТрН с поставщиком включён. «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Настройки ЭДО». Двойным щелчком по строке обмена с контрагентом откройте «Настройки отправки документов» и проверьте флаг в строке «Электронные транспортные накладные» и поле «Регламент ЭДО». Флаг «Ожидать ответную подпись» нужен обязательно.
- Подписи и доверенности. Титул грузополучателя подписывает тот, кто принимает груз. Если это кладовщик, у него должна быть своя КЭП и машиночитаемая доверенность с полномочиями на приёмку.
- Обмен по расписанию. Чтобы накладная появлялась в 1С к приезду машины, а не через час, проверьте, что обмен ЭДО выполняется регулярно.
Если отправитель работает у другого оператора ЭПД, накладная придёт через роуминг. Между крупными операторами он настроен, но если документов нет, первым делом проверьте именно это.
Где найти входящие ЭТрН
Входящие накладные приходят в рабочее место «Текущие дела ЭДО» после команды «Отправить и получить»:
- «Подписать» — накладные, по которым ждут ваш титул;
- «На контроле» — вы подписали, ждём действий других участников;
- «Ознакомиться» — документооборот завершён;
- «Архив ЭДО» — все электронные документы, включая старые.
Открыть накладную можно двойным щелчком по строке, по ссылке «Документ учета» или через «Создать, подписать и отправить» — тогда откроется «Помощник обработки документов», а из него форма ЭТрН. Общие правила работы с входящими документами — в статье как принять документы по ЭДО в 1С.
Как принять ЭТрН без замечаний
- Откройте накладную из папки «Подписать».
- Проверьте этап в информационной ленте: перевозчик уже должен был подписать титул погрузки, а сейчас активен этап «Приемка».
- Сверьте груз с накладной: наименование, количество мест, вес, состояние упаковки и пломб.
- Переключатель «Результат приемки груза» установите в положение «Принят».
- Заполните обязательные поля — они выделены красными гиперссылками: время и место приёмки, данные лица, которое принимает груз.
- Нажмите «Отправить». Программа подпишет титул и передаст его оператору.
После этого перевозчик подписывает последний титул — о выдаче груза, и накладная переходит в «Ознакомиться». Сами нажимайте «Отправить и получить», чтобы увидеть итоговое состояние.
Как принять груз с расхождениями
Если часть груза повреждена или не довезена, это не повод отказываться от всей накладной.
- Переключатель «Результат приемки груза» оставьте в положении «Принят».
- В замечаниях опишите, что не так: недостача мест, повреждение упаковки, нарушение пломбы, расхождение веса. Пишите конкретно — по этому тексту потом будут разбираться отправитель, перевозчик и, возможно, страховая.
- Заполните остальные обязательные поля и нажмите «Отправить».
Непринятую часть груза перевозчик оформляет отдельно — через титул переадресовки, если её везут обратно или другому получателю. Учётные документы о расхождениях — например, акт о приёмке с недостачей — оформляются в 1С своим порядком: ЭТрН сама по себе поступление не исправляет.
Сфотографируйте повреждения до того, как подписать титул: фото пригодятся при разборе претензии, а в самой накладной их нет.
Как отказаться от груза
- Переключатель «Результат приемки груза» установите в положение «Не принят».
- Обязательно укажите причину отказа.
- Нажмите «Отправить».
Отказ подписывается так же, как приёмка, вашей КЭП. Дальше перевозчик оформляет возврат или переадресовку груза. Не путайте отказ в приёмке груза с отклонением электронного документа: если в накладной ошибка в реквизитах, а груз в порядке, обсудите с отправителем уточнение данных.
Как связать ЭТрН с поступлением
Накладная — перевозочный документ, а не документ поступления товаров. Поступление вы оформляете по УПД от поставщика, а ЭТрН подтверждает саму перевозку.
В документе «Поступление (акт, накладная, УПД)» есть ссылка «Электронная транспортная накладная», по которой видно связанную накладную. Так бухгалтер видит, что товар действительно привезли, а кладовщик — что приёмка оформлена.
Порядок обычно такой: приходит ЭТрН и УПД, кладовщик принимает груз и подписывает титул, бухгалтер создаёт поступление из УПД и проверяет, что расхождения из накладной отражены в учёте. Как загрузить поступление из электронного УПД, разобрано в статье как загрузить УПД в 1С.
Регламент приёмки на складе
Чтобы машины не стояли у ворот, а титулы подписывались вовремя, стоит закрепить простой порядок. Вот схема, которую я предлагаю клиентам:
- До приезда машины кладовщик нажимает «Отправить и получить» и видит в папке «Подписать», какие накладные ждут приёмки сегодня.
- При разгрузке груз сверяется с накладной: количество мест, вес, пломбы. Если есть сканер штрихкодов или ТСД, сверку удобно делать с ним.
- До отъезда машины кладовщик подписывает титул: «Принят» с замечаниями или без, либо «Не принят».
- В тот же день бухгалтер видит подписанную накладную и создаёт поступление по УПД.
- Раз в неделю кто-то проверяет «На контроле»: накладные, где перевозчик так и не подписал выдачу груза.
Важно, чтобы у кладовщика был доступ к 1С и подписи прямо на складе. Если компьютер с подписью стоит только в бухгалтерии, приёмка будет растягиваться, а водитель — ждать.
Если отправитель ошибся в накладной
Бывает, что груз в порядке, но в накладной неверно указан адрес, получатель или вес. Подписывать титул с заведомо неверными данными не стоит. Свяжитесь с отправителем: он может направить уточнение, а при серьёзной ошибке — оформить документ заново. Если сроки горят, примите груз с замечанием, в котором прямо укажите, что именно в накладной не совпадает с фактом.
Что делать, если вы и получатель, и перевозчик
Некоторые компании забирают товар у поставщика своим транспортом по договору с ним или работают как экспедитор. Тогда в одной накладной у вас может быть две роли. В 1С это выглядит как две отдельные задачи: титулы перевозчика подписываются по настройкам получения документов, а титул грузополучателя — как описано выше. Проверьте, что у сотрудников есть доверенности на обе роли, и что в настройках ЭДО включено и получение, и отправка ЭТрН с этим контрагентом.
Типовые ошибки и как их решить
- Накладная не пришла. Не нажата «Отправить и получить», не включён обмен ЭТрН с отправителем, нет роуминга ЭПД с его оператором или он указал неверные ИНН и КПП.
- Некому подписать титул. Подпись есть только у директора, а груз принимает склад. Оформите КЭП и МЧД для кладовщиков и сменщиков заранее.
- «Нет доступного сертификата». Сертификат не установлен на компьютере склада или привязан к другому пользователю 1С.
- Подписали «Принят» без замечаний, а потом нашли брак. Титул уже подписан, исправить его нельзя. Претензию к поставщику и перевозчику оформляйте отдельно, но в следующий раз проверяйте груз до подписи.
- Накладная висит в «На контроле». Перевозчик не подписал титул выдачи груза. Это его действие — напомните ему.
- На складе нет компьютера с 1С. Используйте терминал сбора данных или планшет с доступом к базе, либо подписывайте в кабинете оператора. Как подключить оборудование склада к 1С — в статье настройка сканера в 1С.
Если нужно организовать приёмку на нескольких складах, раздать подписи и доверенности кладовщикам или связать ЭТрН с поступлениями автоматически, помогу удалённо: ЭТрН и МЧД, ЭДО в 1С, кассы, сканеры и ТСД с 1С.
Итог
- Входящие ЭТрН появляются в «Текущих делах ЭДО» в папке «Подписать» после «Отправить и получить».
- Титул грузополучателя подписывается КЭП: руководителя или сотрудника с машиночитаемой доверенностью.
- Без замечаний — «Результат приемки груза» → «Принят» и «Отправить».
- Расхождения указывают в замечаниях при статусе «Принят», отказ — через «Не принят» с причиной.
- ЭТрН подтверждает перевозку, а поступление товаров оформляется по УПД; связь видна в документе поступления.
